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Última geração: 2026-05-28T23:42:46.469Z

## Página

- Título: Tarefas e próximas ações
- URL humana: https://agilize.app/docs/usuarios/crm-relacionamento/tarefas-e-proximas-acoes
- Leitura completa para IA: https://agilize.app/docs/llms.txt
- Descrição: Como criar, acompanhar, concluir e organizar tarefas na Agilize para manter continuidade em atendimentos, oportunidades, contatos e empresas.

## Seções

- Quando usar
- Visão geral do ciclo
- Acessar tarefas
- Criar uma tarefa
- Escolher o tipo correto
- Vincular ao contexto certo
- Usar data, duração, convidados e reunião
- Configurar notificação

## Conteúdo da página

# Tarefas e próximas ações

Tarefas ajudam o time a transformar conversas, oportunidades e relacionamentos em próximos passos claros. Elas reduzem esquecimentos, deixam o responsável definido e mantêm a operação com previsibilidade.

Use este guia para criar atividades, vincular contexto, acompanhar pendências, concluir ações e organizar a rotina em lista, agenda ou quadro.

## Quando usar

Use uma tarefa quando houver uma ação futura que precisa de dono e data, como:

- retornar uma ligação;
- enviar proposta ou e-mail;
- fazer follow-up por WhatsApp;
- agendar uma reunião;
- revisar uma oportunidade;
- confirmar informação com contato ou empresa;
- concluir uma pendência de atendimento;
- acompanhar um cliente depois de uma campanha;
- garantir continuidade após uma conversa no Flow.

## Visão geral do ciclo

Uma tarefa deve responder três perguntas: o que será feito, quando será feito e quem é responsável.

---
title: "Ciclo da próxima ação"
caption: "A tarefa só cumpre seu papel quando tem data, responsável e vínculo com o contexto correto."
definition: |
  flowchart LR
    A[Conversa, oportunidade ou relacionamento] --> B[Criar tarefa]
    B --> C[Definir tipo, data e hora]
    C --> D[Vincular oportunidade, contato ou empresa]
    D --> E[Executar ação]
    E --> F{Foi resolvido?}
    F -->|Sim| G[Marcar como concluída]
    F -->|Não| H[Reagendar ou criar nova tarefa]
    G --> I[Histórico atualizado]
    H --> C
---

## Acessar tarefas

![Agenda de tarefas do CRM em visão semanal para organizar próximas ações](/docs/screenshots/crm-agenda-tarefas.png)

A área de atividades possui três visões principais:

| Visão | URL | Quando usar |
| --- | --- | --- |
| Agenda | [https://my.agilize.app/crm/calendar/](https://my.agilize.app/crm/calendar/) | Para visualizar tarefas por data e planejar a rotina. |
| Listagem | [https://my.agilize.app/crm/task/](https://my.agilize.app/crm/task/) | Para buscar, filtrar, revisar e exportar atividades. |
| Quadro | [https://my.agilize.app/crm/task-board/](https://my.agilize.app/crm/task-board/) | Para acompanhar tarefas por etapas em um quadro operacional. |

Além dessas telas, tarefas também podem aparecer no contexto de uma oportunidade, contato, empresa e no Flow, como parte da rotina diária de ação.

## Criar uma tarefa

Ao criar uma atividade, preencha os dados mínimos para que outra pessoa consiga entender e executar a ação.

Campos principais:

| Campo | Como usar |
| --- | --- |
| Tipo de Atividade | Selecione o canal ou natureza da ação: ligação, reunião, e-mail, WhatsApp, follow-up ou outros. |
| Data Início | Informe a data em que a ação deve acontecer. |
| Hora | Informe o horário previsto da ação. |
| Nome Atividade | Escreva uma descrição curta e acionável. |
| Lead / Oportunidade | Vincule a oportunidade quando a tarefa faz parte do processo comercial. |
| Contato | Vincule a pessoa relacionada à ação. |
| Empresa | Vincule a organização relacionada, quando existir. |
| Observação | Registre contexto útil para executar a tarefa. |
| Usuário | Defina quem é responsável pela execução. |
| Agenda | Escolha a agenda quando a tarefa deve aparecer em uma agenda específica. |
| Notificação | Defina quando o responsável deve ser lembrado. |
| Quadro de Tarefas | Selecione um quadro quando a tarefa precisa seguir etapas. |
| Marcar como concluído | Use quando a tarefa já foi executada no momento do cadastro. |

A data inicial é essencial. Sem ela, a tarefa não funciona bem como compromisso operacional.

## Escolher o tipo correto

Tipos disponíveis:

| Tipo | Quando usar |
| --- | --- |
| Ligação | Retorno telefônico, confirmação ou contato ativo por voz. |
| Reunião | Demonstração, alinhamento, encontro comercial ou conversa agendada. |
| E-mail | Envio de proposta, documentação, confirmação formal ou retorno escrito. |
| WhatsApp | Follow-up, retomada de conversa ou confirmação pelo canal. |
| Follow-up | Acompanhamento geral que ainda não tem canal definitivo. |
| Outros | Atividade que não se encaixa nos tipos anteriores. |

Escolha o tipo pensando no que o responsável precisa fazer, não apenas no canal preferido do cliente.

## Vincular ao contexto certo

Uma tarefa sem contexto é difícil de priorizar. Sempre que possível, vincule a atividade a pelo menos um destes registros:

| Vínculo | Por que importa |
| --- | --- |
| Oportunidade | Atualiza a continuidade comercial e ajuda a identificar a próxima tarefa do pipeline. |
| Contato | Mostra quem deve ser acionado. |
| Empresa | Mantém histórico corporativo e ajuda quando há mais de uma pessoa envolvida. |
| Agenda | Organiza a visualização por calendário e pode aplicar responsável padrão. |
| Quadro | Permite acompanhar a tarefa por etapa operacional. |

Quando a tarefa está vinculada à oportunidade, a Agilize consegue refletir pendências e atividades no acompanhamento comercial. Isso ajuda o gestor a encontrar oportunidades sem próxima ação.

## Usar data, duração, convidados e reunião

Além de data e hora, a tarefa pode ter duração e convidados.

Use duração quando a atividade ocupa um bloco de tempo, como reunião, ligação longa ou apresentação. Se a data final for menor que a inicial, a plataforma ajusta para evitar uma duração incoerente.

Use convidados quando a tarefa envolve participantes externos ou pessoas do time. Ao selecionar contato, empresa ou oportunidade, revise os e-mails disponíveis antes de enviar convites ou organizar a reunião.

Quando houver agenda integrada ao Google, a tarefa pode gerar ou atualizar evento na agenda vinculada. Se a opção de Google Meet estiver disponível, use-a para reuniões que precisam de link de conferência.

## Configurar notificação

Use notificação para lembrar o responsável antes do horário da tarefa.

Opções disponíveis:

| Opção | Uso recomendado |
| --- | --- |
| 1 minuto antes | Lembrete mínimo para ações imediatas. |
| 5 minutos antes | Bom para ligações rápidas. |
| 15 minutos antes | Útil para reuniões curtas ou preparação simples. |
| 30 minutos antes | Use quando a ação exige revisão prévia. |
| 1 hora antes | Bom para reuniões importantes. |
| 2 horas antes | Use quando precisa preparar material. |
| 4 horas antes | Útil para compromissos de maior impacto. |
| 1 dia antes | Use para reuniões externas, propostas ou ações críticas. |

Se a tarefa for atribuída a outro usuário, a plataforma pode notificar o responsável. Ainda assim, descreva bem a ação para evitar retrabalho.

## Acompanhar pendências

Use as visões conforme o objetivo:

| Objetivo | Melhor visão |
| --- | --- |
| Planejar o dia | Agenda. |
| Encontrar tarefas por filtro | Listagem. |
| Gerenciar etapas de execução | Quadro. |
| Ver continuidade de uma oportunidade | Tela da oportunidade. |
| Atuar na rotina diária | Flow e contexto atual de trabalho. |

Na listagem, você pode filtrar por:

- nome;
- status: todos, concluído ou pendente;
- tipo de atividade;
- agenda;
- usuário;
- período de início;
- período de conclusão.

Use esses filtros para revisar tarefas atrasadas, pendências por responsável, ações concluídas e volume por tipo.

## Usar o quadro de tarefas

O quadro ajuda quando a equipe precisa acompanhar tarefas por etapas, como triagem, em execução, aguardando retorno e concluído.

Para usar bem:

1. Escolha ou crie um quadro de tarefas.
2. Defina etapas com nomes claros.
3. Ao criar a tarefa, selecione o quadro.
4. Movimente a tarefa conforme o avanço real.
5. Conclua a tarefa quando a ação foi executada.

Quando uma tarefa entra em um quadro, a primeira etapa do quadro pode ser aplicada automaticamente. Se você tentar usar uma etapa sem quadro correspondente, a tarefa não deve avançar corretamente.

## Concluir ou reagendar

Ao executar a ação, marque a tarefa como concluída. A conclusão registra a mudança no histórico e ajuda o time a diferenciar o que foi feito do que ainda está pendente.

Conclua quando:

- a ligação foi realizada;
- a mensagem foi enviada;
- a reunião aconteceu;
- a pendência foi resolvida;
- a próxima ação já foi criada;
- a tarefa não precisa mais de execução.

Reagende quando:

- o cliente pediu retorno em outra data;
- a reunião mudou de horário;
- faltou informação para concluir;
- o responsável precisa de mais tempo;
- a ação ainda é necessária.

Se a tarefa foi concluída, mas a oportunidade continua em andamento, crie uma nova próxima ação. Uma oportunidade aberta sem tarefa tende a ficar parada.

## Trabalhar com oportunidades

Em oportunidades, tarefas são um dos principais sinais de continuidade.

Boas práticas:

- mantenha pelo menos uma próxima tarefa em oportunidades abertas;
- use nomes objetivos, como `Enviar proposta revisada` ou `Ligar após reunião`;
- vincule contato e empresa para facilitar o retorno;
- evite tarefas genéricas como `Ver depois`;
- conclua tarefas executadas antes de criar novas;
- revise oportunidades sem próxima tarefa nos filtros do CRM;
- use data realista para não sobrecarregar a agenda.

Quando uma tarefa muda de pendente para concluída, ou volta para pendente, essa movimentação ajuda a compor o histórico da oportunidade.

## Trabalhar com contatos e empresas

Em contatos e empresas, tarefas ajudam a manter relacionamento fora de uma oportunidade específica.

Use para:

- lembrar de retornar um contato;
- acompanhar uma empresa estratégica;
- registrar pendência de documentação;
- agendar uma reunião com decisores;
- acompanhar base reativada por campanha;
- manter histórico de relacionamento.

Se a tarefa evoluir para negociação, crie ou vincule uma oportunidade.

## Boas práticas

- Toda tarefa deve ter nome, data, hora e responsável.
- Vincule oportunidade, contato ou empresa sempre que houver contexto.
- Use observação para explicar o que deve ser feito.
- Prefira um tipo claro em vez de usar sempre `Outros`.
- Não deixe oportunidades abertas sem próxima ação.
- Conclua tarefas executadas no mesmo dia.
- Reagende em vez de deixar tarefa vencida sem explicação.
- Use notificação em tarefas importantes.
- Use agenda para compromisso com data e horário real.
- Use quadro quando a tarefa depende de etapas de execução.

## Problemas comuns

| Situação | O que verificar |
| --- | --- |
| A tarefa não aparece na agenda | Confira data inicial, hora, agenda selecionada e filtros ativos. |
| A oportunidade continua sem próxima ação | Verifique se a tarefa está vinculada à oportunidade correta e se não foi marcada como concluída. |
| O responsável não viu a tarefa | Confirme o usuário atribuído, notificação e data da atividade. |
| O link de reunião não foi gerado | Verifique se há agenda com integração disponível e se a opção de videoconferência foi habilitada. |
| A tarefa está no quadro errado | Edite o quadro de tarefas ou remova o vínculo incorreto. |
| A etapa não faz sentido | Confirme se a etapa pertence ao quadro selecionado. |
| Há muitas tarefas vencidas | Revise por usuário, reagende o que ainda precisa acontecer e conclua o que já foi executado. |
| A listagem está muito ampla | Use filtros por status, tipo, agenda, usuário e período. |

## Próximos passos

- Para entender a relação com negociações, veja [CRM e oportunidades](/docs/usuarios/crm-relacionamento/crm-e-oportunidades).
- Para organizar pessoas e organizações, veja [Contatos e empresas](/docs/usuarios/crm-relacionamento/contatos-e-empresas).
- Para trabalhar a rotina diária, veja [Flow na rotina operacional](/docs/usuarios/flow-e-atendimento/flow-na-rotina-operacional).
- Para configurar quadros e agendas, avance depois para os guias de configuração de CRM.