# Agilize Docs para IA - Página atual Este arquivo contém uma versão focada e legível por IA da página aberta na documentação pública da Agilize. Use esta versão quando a pergunta do usuário estiver restrita ao documento atual. Última geração: 2026-05-28T23:43:47.714Z ## Página - Título: Rotina recomendada do gestor - URL humana: https://agilize.app/docs/usuarios/rotinas-por-perfil/rotina-recomendada-do-gestor - Leitura completa para IA: https://agilize.app/docs/llms.txt - Descrição: Checklist semanal para gestores acompanharem gargalos, oportunidades paradas, qualidade de dados, uso de tags, performance por canal, produtividade e SLA na Agilize. ## Seções - Quando usar - Visão geral da rotina - Áreas de apoio do gestor - Checklist semanal - 1. Revisar volume e filas - 2. Revisar oportunidades paradas - 3. Revisar produtividade por agente e equipe - 4. Revisar tempo de resposta e SLA ## Conteúdo da página # Rotina recomendada do gestor A rotina do gestor na Agilize deve transformar dados operacionais em ajustes práticos: redistribuir demanda, corrigir gargalos, melhorar qualidade dos registros, orientar operadores e revisar configurações que impactam atendimento, vendas e suporte. Use este guia como checklist semanal para acompanhar filas, oportunidades paradas, qualidade de dados, uso de tags, produtividade, SLA e performance por canal. ## Quando usar Use este guia quando você precisa: - revisar a semana da operação; - identificar conversas, suportes, tarefas ou oportunidades paradas; - acompanhar produtividade por agente ou equipe; - entender canais com excesso de demanda ou baixa conversão; - corrigir uso inconsistente de tags, origens, etapas e categorias; - avaliar tempo de resposta, chats perdidos, avaliações e SLA; - decidir ajustes de distribuição, automação, fluxo do bot ou templates; - preparar reunião de acompanhamento com operadores e administradores. ## Visão geral da rotina O gestor não deve substituir a rotina do operador. Operadores trabalham pelo Flow; gestores usam indicadores, relatórios, monitoramento e listas para encontrar exceções, orientar o time e corrigir processo. --- title: "Ciclo semanal de gestão" caption: "A gestão começa pela leitura dos sinais da operação e termina em ajustes acompanháveis para a próxima semana." definition: | flowchart LR A[Indicadores e monitoramento] --> B[Identificar gargalos] B --> C[Revisar registros e causas] C --> D[Definir ação corretiva] D --> E[Orientar equipe ou ajustar configuração] E --> F[Registrar decisão] F --> G[Medir novamente na próxima semana] --- ## Áreas de apoio do gestor | Área | URL | Como acessar pela tela | Quando usar | | --- | --- | --- | --- | | Indicadores de Performance | [https://my.agilize.app/crm/project/kpi](https://my.agilize.app/crm/project/kpi) | Barra superior **Relatórios** > **Indicadores de Performance**. | Para acompanhar KPIs por agente, equipe, indicador e período. | | Dashboard CRM | [https://my.agilize.app/crm](https://my.agilize.app/crm) | Sidebar lateral > módulo **CRM/Hub** > **Dashboard**. | Para visão executiva de oportunidades e resultados comerciais. | | Relatórios e Insights | [https://my.agilize.app/report/](https://my.agilize.app/report/) | Barra superior **Relatórios** > **Relatórios e Insights**. Pela lateral, troque para **Hub/CRM** e abra **Relatórios**. | Para montar painéis, tabelas, gráficos, filtros e exportações. | | Monitorar conversas | [https://my.agilize.app/messenger/](https://my.agilize.app/messenger/) | Barra superior **Monitorar** > **Conversas**. | Para supervisão, auditoria e exceções em conversas e filas. | | Linha do tempo da operação | [https://my.agilize.app/crm/project/board](https://my.agilize.app/crm/project/board) | Sidebar lateral > módulo **CRM/Hub** > **Linha do tempo**. | Para acompanhar presença, status manual e atividade recente da equipe. | | Monitorar suportes | [https://my.agilize.app/crm/project/support](https://my.agilize.app/crm/project/support) | Barra superior **Monitorar** > **Suportes**. | Para acompanhar backlog, SLA, responsáveis, prioridades e exceções de suporte. | | Quadro de oportunidades | [https://my.agilize.app/crm/board/](https://my.agilize.app/crm/board/) | Sidebar lateral > módulo **CRM/Hub** > **Oportunidades**. | Para revisar funil, etapas, responsáveis e oportunidades paradas. | | Tarefas | [https://my.agilize.app/crm/task/](https://my.agilize.app/crm/task/) | Sidebar lateral > módulo **CRM/Hub** > **Tarefas**. | Para revisar pendências, atividades vencidas e volume por responsável. | ## Checklist semanal Use este checklist em uma revisão fixa, de preferência no início ou no fim da semana. ### 1. Revisar volume e filas - [ ] Conferir volume por canal: WhatsApp, LiveChat, SMS, voz e demais canais ativos. - [ ] Verificar se algum canal concentrou demanda acima do normal. - [ ] Identificar conversas aguardando atendimento por tempo excessivo. - [ ] Revisar chats perdidos, mensagens pendentes e transferências acumuladas. - [ ] Validar se operadores estão iniciando a rotina pelo Flow. - [ ] Usar Monitorar apenas para investigar exceções, auditoria e supervisão. Pergunta de gestão: o time está recebendo mais demanda do que consegue tratar com qualidade? ### 2. Revisar oportunidades paradas - [ ] Abrir o quadro de oportunidades e revisar etapas com acúmulo. - [ ] Verificar oportunidades há muitos dias na mesma etapa. - [ ] Identificar oportunidades sem próxima tarefa. - [ ] Revisar oportunidades sem responsável, origem, valor ou contato principal. - [ ] Conferir oportunidades quentes sem follow-up próximo. - [ ] Avaliar motivos de arquivamento e oportunidades ganhas no período. Pergunta de gestão: o pipeline está evoluindo ou apenas acumulando registros? ### 3. Revisar produtividade por agente e equipe - [ ] Conferir KPIs por agente e equipe. - [ ] Comparar chats iniciados, chats concluídos e chats perdidos. - [ ] Revisar tarefas criadas, tarefas finalizadas e tarefas vencidas. - [ ] Acompanhar suportes criados e finalizados. - [ ] Revisar chamadas recebidas, realizadas, perdidas e não completadas quando o time usa voz. - [ ] Considerar complexidade dos casos antes de cobrar apenas volume. Pergunta de gestão: a distribuição de trabalho está equilibrada e gerando resultado? ### 4. Revisar tempo de resposta e SLA - [ ] Acompanhar primeira resposta e duração de atendimento. - [ ] Verificar suportes vencidos ou próximos do prazo. - [ ] Revisar suportes reabertos. - [ ] Identificar demandas sem equipe ou responsável. - [ ] Conferir itens aguardando cliente há muito tempo. - [ ] Ajustar prioridade quando o impacto operacional mudou. Pergunta de gestão: o cliente está esperando demais ou ficando sem retorno claro? ### 5. Revisar qualidade dos dados - [ ] Conferir oportunidades sem origem. - [ ] Revisar contatos sem telefone, e-mail ou empresa quando esses dados forem necessários. - [ ] Verificar empresas e contatos duplicados. - [ ] Conferir oportunidades com etapa incoerente com o histórico. - [ ] Revisar tarefas sem vínculo com oportunidade, contato ou empresa. - [ ] Verificar suportes sem categoria, subcategoria, prioridade ou descrição suficiente. Pergunta de gestão: os registros permitem entender o que aconteceu e tomar decisão? ### 6. Revisar tags, origens e classificações - [ ] Identificar tags duplicadas ou parecidas. - [ ] Verificar tags aplicadas na entidade errada. - [ ] Conferir se tags estão sendo usadas para substituir status, etapa, categoria ou origem. - [ ] Revisar origens de oportunidade vazias ou inconsistentes. - [ ] Verificar categorias de suporte genéricas demais. - [ ] Corrigir padrões antes de usar os dados em relatório ou automação. Pergunta de gestão: a classificação ajuda a operação ou está criando ruído? ### 7. Revisar automações, fluxos e templates - [ ] Conferir se fluxos do bot estão distribuindo corretamente. - [ ] Revisar se automações de CRM estão criando tarefas, mensagens ou mudanças de etapa no momento certo. - [ ] Verificar se cadências têm condição de parada. - [ ] Conferir templates usados fora da sessão de 24 horas. - [ ] Avaliar se mensagens automáticas estão gerando respostas úteis ou reclamações. - [ ] Pausar ou ajustar automações que geram pendências indevidas. Pergunta de gestão: a automação está reduzindo trabalho ou criando retrabalho? ## Cadência recomendada | Frequência | Acompanhamento | | --- | --- | | Diário | Filas críticas, conversas pendentes, SLA urgente, chats perdidos e oportunidades sem próxima ação de alta prioridade. | | Semanal | Produtividade, gargalos por etapa, qualidade de dados, tags, origem, tarefas, suporte e performance por canal. | | Mensal | Conversão por canal, campanhas, estrutura de funil, capacidade do time, regras de distribuição, automações e metas. | ## Como conduzir a reunião semanal Uma reunião de gestão deve sair com decisões claras, não apenas com números. Roteiro recomendado: 1. Revise os indicadores principais da semana. 2. Mostre os gargalos com exemplos concretos. 3. Separe problema de volume, processo, qualidade de dados e configuração. 4. Defina uma ação por gargalo. 5. Atribua responsável pela correção. 6. Defina prazo de revisão. 7. Registre o que será medido na próxima semana. Evite transformar a reunião em busca de culpados. Use os dados para melhorar distribuição, treinamento, configuração e previsibilidade da operação. ## Sinais de alerta Investigue com prioridade quando encontrar: - fila acumulando mesmo com operadores disponíveis; - uso recorrente de Monitorar como fila principal; - oportunidades abertas sem tarefa; - etapa com muitas oportunidades antigas; - origem vazia em volume relevante; - tags parecidas sendo usadas pelo mesmo time; - suporte reabrindo com frequência; - SLA vencendo sem responsável; - queda na avaliação de atendimento; - aumento de chamadas perdidas; - agente com alto volume e baixa conclusão; - campanhas gerando muitos leads sem conversão. ## Decisões que o gestor pode tomar Com base na revisão, o gestor pode: - redistribuir usuários entre equipes ou canais; - ajustar regras de distribuição; - revisar prioridades de atendimento; - orientar operadores sobre uso do Flow; - corrigir funis, etapas, origens e tags; - reforçar preenchimento obrigatório de dados críticos; - ajustar templates e respostas rápidas; - revisar fluxos do bot e automações de CRM; - criar relatórios específicos para gargalos recorrentes; - propor treinamento para operadores; - escalar problemas de capacidade ou configuração para administradores. ## Boas práticas - Compare períodos equivalentes antes de concluir tendência. - Analise volume junto com qualidade e resultado. - Use exemplos reais de registros para explicar o gargalo. - Não cobre indicador que depende de dado mal preenchido sem corrigir o cadastro primeiro. - Mantenha poucos relatórios recorrentes e bem definidos. - Registre decisões de gestão para comparar na próxima revisão. - Corrija causa raiz quando a exceção se repete. - Oriente operadores a trabalhar pelo Flow e use monitoramento para supervisão. ## Próximos passos Para aprofundar a rotina de gestão, veja também: - [Relatórios e indicadores](/docs/usuarios/relatorios-bi/relatorios-e-indicadores); - [Rotina recomendada do operador](/docs/usuarios/rotinas-por-perfil/rotina-recomendada-do-operador); - [Flow na rotina operacional](/docs/usuarios/flow-e-atendimento/flow-na-rotina-operacional); - [CRM e oportunidades](/docs/usuarios/crm-relacionamento/crm-e-oportunidades); - [Tarefas e próximas ações](/docs/usuarios/crm-relacionamento/tarefas-e-proximas-acoes); - [Suporte e registros de atendimento](/docs/usuarios/crm-relacionamento/suporte-e-registros-de-atendimento); - [Tags e classificação operacional](/docs/usuarios/crm-relacionamento/tags-e-classificacao-operacional); - [Automações e IA](/docs/usuarios/flow-e-atendimento/automacoes-e-ia).