7 ferramentas de automação essenciais para follow-up

Certamente, o follow-up faz toda a diferença para converter leads e clientes. Só que, para gerenciar o acompanhamento, algumas ferramentas de automação são essenciais.

Fazer ligações ou trocar mensagens de maneira frequente com seus potenciais clientes, aumentam seu nível de consciência em relação ao problema e a solução.

Com isso, as chances dos consumidores decidirem comprar os produtos ou serviços crescem cada vez mais.

Entretanto, gerenciar a comunicação com tantos leads pode ser desafiador. Tem que haver processos, estratégia e, principalmente, boas ferramentas para sua equipe não se perder.

Apenas este último já pode melhorar muito a condução dos follow-ups. Por isso, vamos te mostrar abaixo as principais ferramentas de automação para garantir a produtividade da sua equipe e bombar suas vendas. Confira!

Por que utilizar ferramentas de automação no follow-up?

De fato, ferramentas de automação facilitam ― e muito ― a gestão dos follow-ups com os clientes em potencial da sua empresa. Mas como exatamente? Veja abaixo!

Nutrição eficaz

Com as soluções tecnológicas certas, a preparação dos seus leads para a compra é muito mais eficaz. Tanto nos follow-ups quanto nos conteúdos enviados para nutri-los.

Primeiramente, porque há um equilíbrio maior na frequência em que sua empresa entra em contato com os potenciais clientes.

Na maioria das vezes, a preocupação é não ficar muito tempo sem interagir com o lead, pois seu interesse pela solução pode esfriar.

Contudo, falar excessivamente com os consumidores também é um problema. Isso pode incomodá-lo ao ponto de não querer ouvir mais nada sobre sua oferta.

Ambos os casos podem acontecer quando não há ferramentas no negócio que ajudem os colaboradores a saber quantos contatos já foram realizados.

Além disso, a qualidade das interações também é afetada por isso. Somente com softwares de gestão você não pula etapas, entrega conteúdos relevantes e atende as necessidades e preferências do lead.

Personalização

Ninguém gosta de ser tratado como mais um. Com os consumidores, não é diferente. Eles querem receber comunicações personalizadas por parte da sua empresa.

Caso isso não aconteça, a tendência é que procurem outra que ofereça a mesma solução, mas com uma experiência melhor.

Desse modo, você deve evitar ao máximo utilizar uma comunicação genérica com seus potenciais clientes.

Isso só é possível com ferramentas de automação específicas.

Quando você usa um CRM ou um chatbot, por exemplo, consegue adaptar cada ligação ou mensagem ao histórico do lead.

Imagine receber um e-mail que menciona exatamente o produto que você pesquisou no site dias atrás.

Essa personalização mostra cuidado e aumenta a conexão do consumidor com a sua marca.

Escalabilidade

Fazer follow-up com algumas dezenas de leads é fácil. Agora tente fazer com milhares. É aí que a tecnologia entra em ação.

Automação, segmentação e mensagens programadas te permitem atender mais pessoas sem perder a qualidade do contato.

Ou seja, você se comunica com todos os seus potenciais clientes e ainda consegue manter a personalização e assertividade da comunicação.

Tem mais: você escala a operação sem aumentar proporcionalmente a equipe, o que, no longo prazo, sairia mais caro. Isso significa vender mais com menos esforço.

Produtividade da equipe

Falando em esforço, ferramentas de automação evitam tarefas repetitivas.

E quando sua equipe economiza tempo com ações automáticas, ela pode focar no que realmente importa: vender.

Voltando ao exemplo de um CRM. Ele registra todas as informações obtidas em contato com os potenciais clientes.

Assim, o vendedor não precisa anotar cada detalhe em planilhas. Isso reduz erros, dá mais agilidade e torna o dia a dia mais fluido.

Acesso a insights

Saber quem abriu o e-mail, quem clicou no link e quem respondeu à mensagem muda o jogo. Com dados assim, você consegue ajustar a abordagem, priorizar leads quentes e entender o que está funcionando.

Em outras palavras, você para de agir no escuro e passa a tomar decisões baseadas em dados reais.

Retenção de clientes

Por último, mas não menos importante, ferramentas de automação para follow-up favorecem a retenção de clientes.

Isso porque uma boa gestão da comunicação com os leads deixa as respostas da empresa muito mais rápidas e precisas.

Então, os potenciais clientes ficam satisfeitos antes mesmo de comprar. Eles depositam confiança na marca pela experiência proporcionada desde o primeiro contato.

Caso o produto realmente resolva suas necessidades, é certo que futuramente os consumidores voltem a fazer negócios com sua empresa.

7 ferramentas de automação mais essenciais para usar no follow-up

Agora que você sabe o porquê vale a pena investir em ferramentas de automação para follow-up, chegou a hora de conhecer as melhores para sua equipe de vendas. Acompanhe!

1. API do Whatsapp

Você já sabe: todo mundo está no WhatsApp. E é por isso que a API oficial da plataforma é uma das ferramentas de automação mais valiosas para o follow-up.

Com ela, sua empresa envia mensagens automáticas, personalizadas e em larga escala, sem cair no spam. Também dá para integrar com CRM e criar fluxos que se ajustam conforme a resposta do cliente.

Exemplo prático: ao enviar uma proposta, você pode agendar um lembrete automático para dali três dias, perguntando se o lead teve tempo de avaliar. Tudo isso sem que seu vendedor precise lembrar de fazer manualmente.

2. Chatbot

O chatbot é o braço direito do seu time comercial. Ele está disponível 24/7, responde dúvidas básicas, coleta informações e encaminha os leads mais qualificados para os vendedores.

Além disso, ele pode seguir um fluxo de follow-up com base em regras. Por exemplo: se o cliente entrou no site e abandonou um formulário, o bot pode iniciar um contato via WhatsApp ou e-mail no dia seguinte.

Isso mantém o lead engajado mesmo fora do horário comercial.

3. PABX IP

O bom e velho telefone ainda é uma ótima ferramenta de follow-up. Só que agora ele ficou muito mais inteligente.

É possível fazer ligações via internet, gravar as conversas e acompanhar relatórios em tempo real pelo canal de comunicação. Tudo centralizado e conectado com o restante da operação.

Isso graças à tecnologia VoIP e ao PABX IP ― que seria a central telefônica tradicional na versão digital.

Sua equipe ganha mobilidade e controle. Além disso, é possível criar filas de atendimento e regras de distribuição de chamadas, evitando que leads fiquem sem retorno.

4. CRM

O CRM é o coração da estratégia de follow-up. É nele que você organiza os leads, define os estágios do relacionamento com cada contato e programa as ações que devem ser feitas para convertê-los em clientes.

No software, você sabe quando o lead foi contatado pela última vez, quais foram os assuntos discutidos e qual é a próxima tarefa agendada. Nada fica esquecido.

Inclusive, isso pode ser utilizado para personalizar as interações, pois os colaboradores podem acessar todo o histórico de conversas que a empresa já teve com o potencial cliente antes de contatá-lo.

O CRM também conta com automações. Ao avançar um lead de “contato inicial” para “proposta enviada”, por exemplo, o sistema pode disparar automaticamente um e-mail de reforço com os diferenciais da sua empresa.

5. SMS

Mesmo com tantas plataformas novas, o SMS continua relevante. Ele tem alta taxa de abertura e é ótimo para mensagens curtas e urgentes.

Ele funciona muito bem para lembrar o lead de uma reunião marcada, um prazo de resposta ou um desconto que está para acabar, por exemplo. E claro, pode ser automatizado e integrado com outras ferramentas.

6. URA

A URA (Unidade de Resposta Audível) organiza o atendimento telefônico de forma automática. Ela responde perguntas básicas e direciona o lead para o setor certo, de acordo com o que ele escolhe no menu.

Em um processo de follow-up, ela também pode ser usada para confirmar interesse, agendar reuniões e até coletar feedbacks.

É uma forma eficiente de triagem que evita que os leads fiquem esperando por atendimento humano para ações simples.

7. Plataformas omnichannel

Omnichannel é quando todos os seus canais de comunicação conversam entre si. WhatsApp, e-mail, telefone, redes sociais — tudo integrado em um único lugar.

Com uma plataforma omnichannel, seu time visualiza todo o histórico de interações com o lead, independentemente do canal. Isso dá mais contexto, evita mensagens repetidas e torna o atendimento mais fluido.

Tem mais: a automação se torna ainda mais eficiente. Dá para criar fluxos multicanais que começam no e-mail, passam pelo WhatsApp e terminam com uma ligação, por exemplo.

Conclusão

Em resumo, follow-up é uma das etapas mais importantes do processo comercial. É nele que você constrói confiança e fecha negócios. Mas fazer isso manualmente, sem ferramentas de automação, não vale a pena.

Você acaba perdendo diversas oportunidades de venda, pois deixa os potenciais clientes insatisfeitos com a rapidez e qualidade da comunicação.

Além disso, as equipes não conseguem converter os contatos em clientes eficazmente, pois não há um caminho claro para isso.

Por outro lado, quando você usa ferramentas de automação, como CRM, API do Whatsapp, chatbot, por exemplo, tudo muda.

Você ganha produtividade, escala e, especialmente, a plena confiança dos consumidores.

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