12 dicas para melhorar a comunicação no Whatsapp Business
Estar no aplicativo de mensagens instantâneas mais popular do mundo é fundamental. Só que mais importante ainda é ser estratégico em comunicação no Whatsapp Business.
Nem é preciso dizer o quanto o mensageiro é vantajoso para o seu negócio. Ele possibilita um contato bem próximo com os consumidores. Além de ter diversas ferramentas comerciais que facilitam o atendimento.
Apesar dos benefícios, ter bons resultados no Whatsapp depende muito da forma como você se comunica.
Respostas demoradas, mensagens genéricas ou falta de organização, por exemplo, vão afastar os clientes em vez de aproximá-los da sua empresa.
Por isso, vamos apresentar 10 dicas eficazes para que você otimize sua comunicação no WhatsApp Business.
São estratégias que vão ajudá-lo a aumentar a produtividade da equipe, oferecer uma experiência melhor e conquistar mais clientes.
Vamos lá!
Como melhorar sua comunicação no Whatsapp Business? 12 dicas valiosas
1. Crie um perfil completo e profissional
O perfil do Whatsapp Business é como o cartão de visita da sua empresa. Ele é a primeira coisa que os clientes veem ao entrar em contato.
Dessa forma, seu perfil precisa transmitir credibilidade e profissionalismo de maneira imediata. Para isso, preencha todos os campos disponíveis com clareza. Inclua:
nome da empresa ou nome do profissional;
uma foto ou logotipo com alta qualidade;
descrição objetiva e impactante que explique o que você oferece;
horário de atendimento;
outros canais de contato, se tiver.
Por exemplo, se você é um fotógrafo freela, sua descrição pode ser:
“Fotografia profissional para casamentos, eventos e ensaios. Atendimento de segunda a sexta, das 9h às 18h.”
Isso já é o suficiente para que os consumidores sintam segurança ao interagir com você e confiem na sua proposta.
2. Use mensagens automáticas com moderação
As mensagens automáticas são ótimas para ganhar tempo na comunicação no Whatsapp e aumentar a produtividade de equipes de atendimento e vendas.
Contudo, é essencial personalizá-las para evitar um tom robótico. E o mais importante: não usá-las como substitutas dos agentes humanos.
Por exemplo, ao receber um novo cliente, você pode usar:
“Olá, [nome]! Que bom ter você por aqui! Estou disponível para ajudar. Como posso atender hoje?”
Enquanto criar uma boa mensagem de saudação, você pode escrever algo como:
“Olá, [nome]! Que bom receber sua mensagem. Estamos prontos para te ajudar! Me diga como posso te atender.”
Já a mensagem de ausência pode ser algo assim:
“Oi! Nosso atendimento funciona de segunda a sexta, das 9h às 18h. Assim que retornarmos, responderemos sua mensagem!”
Perceba que, em todos os exemplos, as interações parecem ser humanas, mesmo automatizadas. Esse é o tom que suas mensagens devem ter.
3. Organize os contatos com etiquetas
Uma das melhores ferramentas comerciais do Whatsapp Business são as etiquetas. Elas são ótimas para organizar a comunicação, pois classificam os contatos em categorias.
Aqui estão alguns exemplos de etiquetas que você pode criar:
novos clientes: para contatos que estão entrando em contato pela primeira vez.
pedidos pendentes: para clientes que ainda não finalizaram a compra.
pedidos concluídos: para acompanhar as vendas finalizadas.
reclamações ou suporte: para lidar com solicitações específicas.
Isso não só facilita acompanhar o status de cada consumidor, mas também a priorizar as interações mais urgentes. Por exemplo:
Imagine que um cliente lhe pede informações sobre um produto, mas não finaliza a compra. Após colocá-lo na categoria “Pedidos pendentes”, você pode retomar o contato assim:
“Oi, Ana! Só passando para lembrar que o kit de maquiagem que você gostou ainda está disponível. Precisa de ajuda para finalizar o pedido?”
4. Ofereça respostas rápidas e claras
No WhatsApp, o cliente espera agilidade. Isso porque, é a principal característica do mensageiro.
Então, quanto mais objetivo você for, mais eficiente será sua comunicação no Whatsapp.
Para oferecer respostas rápidas, uma dica é criar atalhos para perguntas frequentes dos consumidores.
Por exemplo, para mensagens sobre formas de pagamento, você pode fazer um atalho“/pagamento” com a seguinte resposta:
“Trabalhamos com Pix, transferência bancária e cartão de crédito. Qual a melhor opção para você?”
Da mesma forma, dá para salvar uma resposta pronta para perguntas relacionadas ao prazo de entrega no atalho“/entrega”. Veja: “Entregamos em até 3 dias úteis na sua região.”
Isso economiza bastante tempo dos seus colaboradores e deixa o atendimento mais profissional.
5. Evite mensagens muito longas
Mensagens muito extensas são cansativas e podem ser ignoradas. Na comunicação no WhatsApp, a regra é ser breve e ir direto ao ponto.
Quando precisar passar muitas informações, divida-as em tópicos ou envie uma mensagem por vez. Exemplo:
“Oi, João! O produto que você gostou está disponível por R$ 149,90. Ele inclui frete grátis e garantia de 1 ano. Quer que eu envie o link para pagamento?”
Usar essa abordagem torna a mensagem muito mais clara e fácil de entender, aumentando a taxa de resposta.
6. Utilize o catálogo de produtos
O WhatsApp Business tem uma funcionalidade chamada “Catálogo de produtos” em que você pode listar as soluções que oferece com fotos, preços e descrição.
Por exemplo, se você vende roupas, o catálogo pode incluir:
fotos de alta qualidade.
descrições detalhadas, como tamanho disponível e material.
preço de cada peça.
A opção simplifica muito o processo de vendas. Uma vez que, quando o cliente perguntar sobre um produto, basta enviar o link do catálogo com uma mensagem, como:
“Aqui está nosso catálogo completo: [link]. Me avise se precisar de ajuda para escolher!”
Além disso, o catálogo redireciona os consumidores para a página de vendas ou checkout de produtos e serviços. Sendo assim, os clientes podem comprar sem qualquer complicação.
7. Personalize o atendimento
Os clientes valorizam um atendimento humanizado. Por isso, trate-os como únicos.
Use o nome dos consumidores na conversa e, sempre que possível, lembre-se de detalhes sobre suas preferências ou compras anteriores. Por exemplo:
“Oi, Paula! Notei que na última vez você comprou um kit de maquiagem. Temos uma nova linha que combina muito com o seu estilo. Quer saber mais?”
Esse cuidado demonstra atenção e cria um vínculo de confiança.
8. Mantenha uma comunicação visual atraente
Imagens e vídeos chamam mais atenção do que mensagens de texto. Sempre envie materiais visuais com boa qualidade, como fotos de produtos, tutoriais e demonstrações.
Além disso, formate suas mensagens para destacar informações importantes, utilizando itálico ou negrito, por exemplo.
Também coloque emojis para tornar as mensagens mais amigáveis e atrativas. Veja um modelo para se inspirar:
“🚨Promoção especial: 30% de desconto nos nossos produtos até amanhã! Não perca! 🛍️”
9. Respeite o horário de atendimento
Responder mensagens fora do horário pode parecer vantajoso, mas pode criar uma expectativa irreal nos clientes.
Deixe claro seus horários e, caso receba mensagens deles, use uma resposta automática:
“Oi! Obrigado por entrar em contato. Nosso atendimento funciona de segunda a sexta, das 9h às 18h. Responderemos assim que possível!”
Isso é essencial para manter a organização. Além de evitar sobrecarga dos seus atendentes e vendedores.
10. Peça feedback e avalie o atendimento
O feedback é uma ótima maneira de entender como o cliente percebe sua comunicação no Whatsapp.
Após cada venda ou atendimento, pergunte como foi a experiência e use as respostas para melhorar. Por exemplo:
“Oi, Marcos! Como foi a sua experiência com a compra? Sua opinião é muito importante para nós!”
Além de mostrar cuidado, o feedback revela pontos de melhoria que você ainda não percebeu.
11. Obtenha o acesso à API do WhatsApp Business
Se sua empresa lida com um volume alto de mensagens, ter acesso a API oficial do WhatsApp Business é uma solução indispensável.
Ela permite integrar o mensageiro com sistemas de CRM, ferramentas de automação de marketing e plataformas de atendimento.
Com a API, você pode:
enviar mensagens automáticas em larga escala de forma personalizada;
monitorar as interações com relatórios detalhados;
conectar diversos atendentes a um único número.
Por exemplo, um e-commerce pode usar a API para enviar mensagens automáticas sobre o status do pedido, como“Seu pedido foi enviado e chegará até [data]!”
Dessa forma, as equipes se livram de interações simples e focam naquelas que realmente dependem de suas habilidades técnicas e emocionais.
12. Invista em um chatbot
Uma vez que você obtenha o acesso a API do Whatsapp, também vale a pena investir em umchatbot.
A ferramenta possibilita a automação de envio de mensagens em massa e, consequentemente, reduz a carga de trabalho da sua equipe.
Ele pode ser programado para responder perguntas frequentes, coletar informações iniciais dos clientes e até direcionar o atendimento para um humano quando necessário.
Exemplo de interação com chatbot:
cliente:“Quais são os produtos em promoção?”
chatbot:“Oi! Temos 20% de desconto em todos os acessórios. Quer receber o link do catálogo?”
O software melhora a experiência do cliente e garante que ninguém fique sem resposta, mesmo fora do horário comercial.
Conclusão
Por fim, seguir as boas práticas de comunicação no Whatsapp Business pode transformar completamente os resultados da sua empresa.
Com personalização, organização e ferramentas de automação, a tendência é que as interações com os consumidores sejam muito mais eficientes. Seja para atendimento, seja para vendas.
De quebra, a grande maioria dos clientes vão sair plenamente satisfeitos da conversa com seus representantes.
Tanto que alguns podem ser fidelizados por conta disso. Ou seja, adquirir várias soluções do seu negócio em vez de uma só. Então, coloque em prática nossas dicas o quanto antes.
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