Como montar um setor de prospecção na sua empresa? Guia completo

Se você ainda não tem um setor de prospecção, está perdendo inúmeras oportunidades de negócio. Sem uma especialização dos profissionais de vendas, a empresa atraíra bem menos consumidores do que poderia.

A verdade é que cada etapa do processo de vendas de uma empresa deve ser estrategicamente pensada para ter o mais alto nível de excelência. Assim, as chances de conquistar leads e clientes aumenta consideravelmente.

Em outras palavras, não dá para ficar improvisando a todo momento. Isso começa pela distribuição de tarefas entre as equipes comerciais. Sobrecarregá-las com inúmeras funções está longe de ser o ideal.

O trabalho tem que ser estruturado de maneira individual. Ou seja, deve existir um setor para cada demanda dentro da empresa. Com isso, todos os esforços de venda serão muito mais eficazes.

É o que acontece na prospecção de clientes. Ter um departamento dedicado à busca ativa de oportunidades garante que a grande maioria dos potenciais compradores sejam “fisgados” por sua oferta. Entenda abaixo!

Por que ter um setor de prospecção de clientes?

Um setor de prospecção serve para muito além de aumentar a base de clientes da empresa. Oprocesso comercial se torna sólido e previsível com o departamento. Entre as principais vantagens, destacamos:

Mais capacitação técnica

Primeiramente, a capacitação técnica de quem faz a prospecção é muito maior quando há um departamento focado só na etapa do processo de vendas na empresa. Não é um outro profissional improvisando, mas alguém especializado.

Ou seja, você contrata novos colaboradores ou treina aqueles que já trabalham no negócio com habilidades específicas para a prospecção.Rapport, escuta ativa, olhar analítico, entre outras.

Desse modo, as interações iniciais com potenciais clientes tendem a ser melhores. O representante consegue criar uma conexão com o consumidor e convencê-lo a virar lead rapidamente.

Melhor personalização na abordagem

Os profissionais do setor de prospecção também personalizam melhor as abordagens. Eles conseguem segmentar a busca por novos clientes e dialogam diretamente com as dores e desejos dos consumidores no primeiro contato.

De acordo com o Perfil Ideal de Cliente, sua equipe só faz ligações telefônicas ou envia mensagens àqueles que mostram ter características, necessidades ou comportamentos que se relacionam às soluções da empresa.

Na interação em si, os representantes fazem perguntas direcionadas à realidade do possível cliente. “Que desafios tem enfrentado…” ou “Quais são os principais objetivos para o próximo semestre”, por exemplo.

Além disso, a equipe usa informações específicas para se conectar ao consumidor. E o mais importante: oferece valor imediato com um material gratuito que tenha ferramentas rápidas ou algum estudo de caso.

Qualificação de leads mais eficiente

Entre os benefícios de ter um setor de prospecção, também está a qualificação de leads. Ela é muito mais eficiente quando você tem uma de profissionais que atua exclusivamente para gerar novas oportunidades de vendas.

Logo na primeira interação, o representante consegue identificar consumidores com maior potencial de conversão. Assim, orienta as equipes de SDR a priorizá-lo na nutrição para transformá-lo em cliente o quanto antes.

Da mesma forma, o pessoal da prospecção já qualifica os consumidores parcialmente. Isso mesmo. Como dominam técnicas específicas da área, são capazes de começar a prepará-los para a compra antes mesmo de virarem leads.

Como montar um setor de prospecção de clientes? Passo a passo

Mas afinal, como montar um setor de prospecção de clientes? Não é nenhum bicho de sete cabeças, mas é preciso definir bem as coisas para que o departamento tenha o desempenho esperado. Veja o passo a passo!

1. Conheça o Perfil Ideal de Cliente (ICP)

O primeiro passo para montar um setor de prospecção é saber claramente quem é o Perfil Ideal de Cliente da empresa (ICP). Trata-se de uma representação detalhada do tipo de consumidor que mais se beneficia das suas soluções.

Para chegar a um bom ICP, faça uma ampla pesquisa com dados internos e externos. Então, considere fatores, como segmento de mercado, porte da empresa, localização, hábitos de consumo e necessidades específicas.

Por exemplo, se você presta serviços de marketing digital para pequenas empresas, seu ICP pode incluir empresas com menos de 50 colaboradores que precisam aumentar sua presença online.

2. Contrate ou treine a equipe

A equipe do setor de prospecção deve ser composta por profissionais com habilidades específicas. Tanto técnicas quanto emocionais. Assim, vão abordar os consumidores da melhor maneira possível.

Para ter um time comercial qualificado para a prospecção, há dois caminhos: contratar novos colaboradores ou treinar aqueles que já estão na sua empresa. Se escolher a segunda opção, lembre-se que os profissionais só terão uma única função.

Além disso, mais do que hard e soft skills, os treinamentos devem ter conteúdos que ensinem a nova equipe de prospecção a utilizar ferramentas que otimizam a performance do setor. Com isso, farão um excelente trabalho.

3. Selecione os canais de comunicação

Escolher os canais de comunicação certos para a prospecção é fundamental para garantir que sua mensagem chegue até o público ideal. Apesar de existir uma variedade enorme de opções, nem todos funcionam bem para sua empresa.

Isso porque, os pontos de contato selecionados devem combinar com a identidade da marca. Além de estar de acordo com as preferências da maior parte dos consumidores que fazem parte do seu Perfil Ideal de Cliente.

É possível estabelecer conexões eficazmente por meio de redes sociais, como Linkedln, Facebook e Instagram. Além de e-mails e ligações telefônicas, pois ainda dão ótimos resultados ― mesmo sendo opções mais antigas.

4. Orientá-los a seguir o checklist

Um checklist é uma ferramenta simples, mas poderosa, para garantir que cada passo no setor de prospecção seja cumprido consistemente por sua equipe. Ele funciona como um guia que mantém um mesmo padrão de qualidade em todos os contatos.

Para desenvolver o checklist, você pode usar as próprias informações do ICP. Assim como, testar e avaliar diferentes abordagens para ver o que melhor funciona para tornar consumidores em leads.

Com um checklist a seguir, todos os profissionais do setor de prospecção vão conseguir se conectar rapidamente com possíveis clientes. E mais: minimizar a chance de erros e aumentar a produtividade.

5. Acompanhe os resultados e promova melhorias

Nenhum processo é perfeito desde o início. Por isso, é essencial monitorar os resultados de cada ação de prospecção para saber o que está funcionando e o que precisa ser ajustado.

Esse acompanhamento pode ser feito por meio de indicadores, como quantidade de leads gerados, tempo médio de prospecção, taxas de conversão, número de reuniões agendadas, entre outros.

Seja como for, promova as melhorias necessárias no setor de prospecção para que o desempenho seja cada vez melhor e a empresa conquiste resultados expressivos.

3 ferramentas para otimizar seus resultados na prospecção de clientes

Após montar o setor de prospecção, também é importante que sua empresa invista em ferramentas que otimizem a execução das atividades. Existem várias opções, mas as principais que você vai encontrar são:

1. CRM

CRM é um software extremamente útil para gerenciar o relacionamento com os consumidores, monitorando as interações iniciais e organizando as etapas da prospecção de forma prática.

Além disso, muitas opções contam com automações que agilizam a execução de tarefas repetitivas. Agendamento de interações, lembretes, geração de relatórios e muito mais.

2. Omnichannel

Estar em múltiplos canais não é o suficiente para oferecer uma boa experiência de contato aos consumidores. O ideal é que os pontos de contato funcionem de maneira integrada para receber bons feedbacks.

Por dois motivos: nível de qualidade padronizado; consistência entre as interações. Este último diz respeito à retomada do contato. Se por algum motivo a conversa for interrompida, continuará do mesmo ponto que parou com a integração.

Isso é possível graças às plataformas omnichannel. Elas unificam o funcionamento de diferentes canais de comunicação em um só sistema. Telefone, e-mail, chat em tempo real, Whatsapp Business, entre outros.

3. Linkedln Sales Navigator

No setor de prospecção, contatar quem se encaixa no Perfil Ideal de Cliente é prioridade. Ainda mais em modelos de negócio B2B. Uma vez que não se perde com quem não vai comprar suas soluções mesmo que vire lead e seja nutrido.

Nesse sentido, o Linkedln Sales Navigator pode ser de grande ajuda. A ferramenta permite encontrar potenciais clientes de modo segmentado, pois tem filtros avançados de busca.

E o melhor: dentro do Sales Navigator, você consegue identificar quem são os tomadores de decisão de cada negócio e ainda recebe insights para personalizar sua abordagem. Ou seja, a prospecção se torna altamente precisa.

Conclusão

Por fim, criar um setor de prospecção de clientes deixa sua empresa muito mais próxima do sucesso em vendas. Com uma equipe especializada para a atividade, o processo de vendas flui bem melhor.

Há mais capacitação técnica e emocional para se conectar com potenciais clientes. Além de personalização, pois a pesquisa e comunicação das equipes são segmentadas conforme o ICP.

Como resultado, muitos consumidores são preparados para compra de produtos ou serviços antes mesmo de confirmarem seu interesse pela proposta da empresa, isto, se tornando leads.

O ponto é: não faltam razões para não ter um time que trabalha exclusivamente na prospecção. Siga os passos indicados e as ferramentas recomendadas para atrair e converter o máximo de oportunidades de vendas possível.

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