Guia de primeiros 30 minutos
Este guia ajuda um novo usuário a se localizar na Agilize em uma primeira sessão curta. O objetivo não é configurar toda a conta, mas reconhecer as áreas principais, entender onde a rotina começa e validar se a base mínima está pronta para operar.
Use este roteiro depois de receber acesso à plataforma em https://my.agilize.app.
Antes de começar
Confirme com o administrador da conta:
- qual é seu papel na operação: operador, gestor, administrador ou integrador;
- quais canais estarão em uso, como WhatsApp, Livechat, SMS ou telefone;
- se você deve atender conversas, acompanhar oportunidades, configurar regras ou apenas visualizar indicadores;
- se seu acesso já inclui as áreas necessárias para a primeira validação.
Se algum menu ou ação não aparecer, isso pode estar relacionado ao seu perfil de acesso, às permissões da equipe ou aos módulos habilitados na conta.
0 a 5 minutos: entenda a estrutura
Comece identificando quatro áreas:
| Área | Para que serve |
|---|---|
| Introdução | Entender a lógica central da plataforma e os principais termos. |
| Operação | Executar a rotina diária de atendimento, CRM, tarefas e acompanhamento. |
| Configuração | Preparar canais, usuários, permissões, funis, fluxos e automações. |
| Desenvolvedores | Consultar API, webhooks e integrações técnicas. |
Depois, reconheça a diferença entre rotina, monitoramento e configuração:
- Rotina: acontece principalmente pelo Flow, pelas conversas, pelo CRM e pelas tarefas.
- Monitoramento: serve para supervisão, acompanhamento e exceções.
- Configuração: altera a estrutura que sustenta a operação.
5 a 10 minutos: reconheça o Flow
O Flow é a área operacional que acompanha as telas da Agilize e centraliza itens que precisam de ação. Ele é o ponto principal da rotina diária do operador.
Use estes minutos para observar:
- se existem conversas distribuídas para você;
- se aparecem tarefas, pendências, oportunidades ou itens de suporte;
- como abrir um item do Flow e voltar para a rotina;
- quais dados aparecem no card antes de entrar no atendimento.
Não trate a área de Monitorar como fila principal de atendimento. Monitorar é útil para gestores e administradores acompanharem volume, exceções e estados da operação, mas conversas distribuídas devem ser iniciadas pelo Flow do usuário.
10 a 15 minutos: localize canais e conversas
Agora identifique como as conversas entram na operação.
Verifique:
- quais canais estão conectados ou previstos para a conta;
- se há conversas recentes para consulta de histórico;
- se existem departamentos, usuários ou regras de distribuição envolvidos;
- se a operação usa bot, atendimento humano ou uma combinação dos dois;
- se há modelos de mensagem para retomadas, campanhas ou respostas fora da sessão de 24 horas do WhatsApp.
Você não precisa enviar mensagens nesta etapa. O objetivo é entender por onde a demanda entra, quem recebe e como o histórico é preservado.
15 a 20 minutos: entenda o CRM
No CRM, localize os registros que sustentam o relacionamento:
| Item | O que observar |
|---|---|
| Contatos | Pessoas relacionadas à operação, com telefones, e-mails, empresas e responsável. |
| Empresas | Organizações vinculadas a contatos, oportunidades e histórico. |
| Oportunidades | Processos acompanhados por funil, etapa, origem e responsável. |
| Tarefas | Próximas ações com contexto e prazo. |
| Suporte | Demandas que precisam de acompanhamento e histórico próprio. |
Ao abrir uma oportunidade, confira se ela tem funil, etapa, responsável e próxima ação claros. Esses campos ajudam a diferenciar volume de cadastro de uma operação realmente acompanhável.
20 a 25 minutos: valide configurações básicas
Se você tem perfil de administrador ou gestor com permissão de configuração, acesse a central de configurações em https://my.agilize.app/config e faça uma revisão rápida.
Valide pelo menos:
- usuários e equipes;
- permissões por perfil;
- canais conectados;
- departamentos ou filas de atendimento;
- funis, etapas e origens do CRM;
- modelos de mensagem;
- tags usadas na operação;
- fluxos do bot e automações ativas, se já existirem.
Não crie automações novas nessa primeira validação, a menos que o processo já esteja claro. Primeiro confirme se a rotina manual faz sentido; depois automatize.
25 a 30 minutos: feche com uma checagem prática
Antes de encerrar a primeira sessão, responda:
| Pergunta | Resultado esperado |
|---|---|
| Sei onde a rotina diária começa? | Sim: pelo Flow do usuário. |
| Sei onde acompanhar exceções? | Sim: nas áreas de monitoramento e supervisão. |
| Sei onde estão contatos, empresas e oportunidades? | Sim: no CRM. |
| Sei quem administra usuários e permissões? | Sim: administrador ou gestor autorizado. |
| Sei quais canais estão em uso? | Sim: canais conectados ou planejados foram identificados. |
| Sei o que precisa ser configurado antes do go-live? | Sim: canais, equipes, permissões, funis, origens, modelos e regras principais. |
Se alguma resposta for "não", registre a dúvida antes de avançar para treinamento operacional ou implantação.
Roteiro por perfil
| Perfil | O que priorizar nos primeiros 30 minutos |
|---|---|
| Operador | Flow, conversas, histórico, transferência, conclusão do atendimento e tarefas. |
| Gestor | Flow, monitoramento, oportunidades paradas, tarefas, indicadores e qualidade dos dados. |
| Administrador | Usuários, permissões, canais, departamentos, funis, modelos, fluxos e automações. |
| Integrador | Visão geral, autenticação, webhooks, API e impacto das integrações na operação. |
Erros comuns no primeiro acesso
| Erro | Como evitar |
|---|---|
| Começar por Monitorar como se fosse a fila principal | Use Monitorar para supervisão e exceções; a rotina diária começa pelo Flow. |
| Automatizar antes de entender a rotina | Valide o processo manual antes de criar fluxos ou automações. |
| Criar oportunidades sem próxima ação | Sempre defina responsável, etapa e tarefa quando houver continuidade. |
| Ignorar permissões | Se uma área não aparece, confirme perfil, equipe e permissões antes de assumir erro de sistema. |
| Misturar canal com origem | Canal é o meio de comunicação; origem explica de onde veio a oportunidade ou contato. |
Próximos passos
- Para revisar os conceitos, veja Glossário da plataforma.
- Para entender o fluxo ponta a ponta, veja Como a operação se organiza na Agilize.
- Para operar conversas, veja Atendimento omnichannel.
- Para preparar canais e regras, veja Configuração.
- Para integrações, veja Desenvolvedores.