Usuários, equipes e permissões

Usuários, equipes e permissões definem quem acessa a Agilize, quais áreas cada pessoa consegue usar, quais registros aparecem para ela e como atendimentos, tarefas, oportunidades, suportes e relatórios são distribuídos ou supervisionados.

Use este guia para configurar acessos em https://my.agilize.app/user, https://my.agilize.app/team, https://my.agilize.app/teamOrg e https://my.agilize.app/permission/role.

Como os acessos se combinam

Modelo de acesso

Carregando diagrama...

O acesso final depende da função, das flags do usuário, da equipe e do escopo do projeto.

Na prática, revise sempre quatro camadas:

Camada	O que controla
Usuário	Identidade, e-mail, senha, status ativo, foto, notificações e flags operacionais.
Função	Conjunto de permissões que libera ou bloqueia telas e ações.
Equipe de distribuição	Agrupamento usado na operação, distribuição, suporte e organização de responsáveis.
Equipe organizacional	Estrutura de times usada para escopo de dados, supervisão, relatórios e leitura por time/subtime.

Regra central de escopo de dados

Para usuários não administradores, o acesso a registros não depende apenas da função. A função libera telas e ações; a equipe organizacional e a opção Registros próprios ajudam a definir quais dados aparecem dentro dessas telas.

Use esta regra prática:

Situação	Resultado esperado
Usuário administrador	Acesso amplo. Use apenas para quem administra a estrutura da conta.
Usuário comum com Registros próprios	Vê principalmente registros atribuídos a ele nas áreas que respeitam escopo por responsável.
Supervisor/líder de equipe organizacional com Registros próprios	Pode acompanhar registros dos usuários da equipe e das subequipes, quando a área usa escopo por usuário/equipe.
Usuário sem equipe organizacional coerente	Pode ter dificuldade para enxergar dados de time, relatórios ou monitoramentos esperados.

Essa lógica é especialmente importante para oportunidades, contatos, relatórios, monitoramentos, suporte, tarefas e demais cadastros que dependem de responsável ou usuário. Para aprofundar, veja Escopo de dados por equipe organizacional.

Antes de começar

Defina primeiro a política de acesso da operação:

quem será administrador da conta;
quais pessoas atuam como operadores, supervisores, gestores e administradores;
quais módulos cada perfil precisa usar;
quais equipes fazem sentido para distribuição operacional;
qual hierarquia representa supervisores, regionais, células ou times;
se operadores devem ver todos os registros ou apenas os próprios;
quem poderá criar usuários, alterar funções e revisar permissões.

Evite criar usuários com acesso amplo durante a implantação. Comece pelo menor acesso suficiente, teste a rotina e amplie quando houver necessidade real.

Crie usuários com identidade individual

Cadastro de usuários com listagem, busca e ações administrativas de acesso

Cada pessoa deve ter seu próprio usuário. Evite contas compartilhadas, porque elas prejudicam auditoria, responsabilidade, notificações, distribuição e leitura de produtividade.

Campos principais:

Campo	Como usar
Foto do perfil	Ajuda a identificar o usuário em atendimento, histórico, responsáveis e listas.
Nome	Use nome claro, preferencialmente nome e sobrenome.
E-mail	Deve ser individual, válido e único. É usado para login e comunicação transacional.
Senha	Deve seguir a política de senha forte da plataforma.
Função	Define as permissões de telas e ações para usuários não administradores.
Equipe organizacional	Vincula o usuário à hierarquia de gestão e relatórios.

Ao criar ou editar usuários, tenha cuidado especial com e-mail e senha. A plataforma valida e-mail, evita duplicidade e protege campos sensíveis de autenticação.

Configure as flags operacionais do usuário

Além da função, o cadastro do usuário possui opções que mudam o comportamento operacional.

Opção	Impacto
Administrador	Concede acesso amplo às áreas administrativas e ignora a maioria das restrições de função. Use com critério.
Registros próprios	Restringe a visualização aos registros atribuídos ao usuário. Quando o usuário supervisiona uma equipe organizacional, a leitura pode incluir usuários do time e das subequipes nas áreas que aplicam esse escopo.
Agente de Chat	Habilita atuação receptiva em chat/atendimento. Use para operadores que precisam receber conversas.
Usuário ativado	Controla se o usuário pode acessar a plataforma. Desative quando alguém sair da operação ou ficar temporariamente sem acesso.
Não receber transferências de conversa	Faz o usuário aparecer como indisponível para transferências manuais de conversa. Use em férias, afastamento ou função sem atendimento.
Habilitar ramal web	Quando disponível na conta, permite carregar ramal web associado ao usuário. Revise antes de usar junto com telefone IP ou aplicativo VoIP.

Use Administrador apenas para quem realmente precisa alterar configuração, usuários, permissões, integrações, canais, funis e regras. Para gestores e líderes, prefira função bem configurada, vínculo como supervisor da equipe organizacional correta e acesso aos relatórios e telas necessárias.

Configure notificações por perfil

O cadastro do usuário também permite ajustar notificações.

Notificação	Quando ativar
Reproduzir som de nova mensagem	Para operadores que acompanham mensagens em tempo real.
Reproduzir som de novo chat	Para operadores que precisam reagir rapidamente a novas conversas.
Oportunidade atribuída ou vencida por e-mail	Para responsáveis comerciais que precisam ser avisados sobre oportunidades e prazos.

Padronize notificações por função. Operadores de atendimento normalmente precisam de alertas de mensagens; gestores podem preferir relatórios e alertas por exceção.

Use funções para liberar telas e ações

Funções são conjuntos de permissões. Elas definem quais telas e ações um usuário não administrador pode acessar.

Campos principais:

Campo	Como usar
Nome da função/cargo	Use nomes por responsabilidade real, como Operador de Atendimento, Supervisor de Atendimento, Gestor Comercial ou Administrador de Configuração.
Permissões da função	Selecione as ações e áreas que o perfil pode acessar.

Boas práticas:

crie poucas funções, bem nomeadas e reutilizáveis;
evite uma função diferente para cada pessoa;
separe operação, gestão e administração;
revise funções depois de criar novos canais, automações ou módulos;
teste a função com um usuário comum antes de liberar para a equipe.

Exemplo de desenho inicial:

Perfil	Acesso recomendado
Operador de atendimento	Flow, conversas distribuídas, registros próprios, tarefas e leitura dos dados necessários para atender.
Operador comercial	Leads, oportunidades, tarefas, contatos, empresas e comunicação necessária para follow-up.
Supervisor	Visão do time por equipe organizacional, relatórios, monitoramento de exceções, redistribuição e acompanhamento de qualidade.
Gestor	Relatórios, funis, indicadores, equipes e leitura gerencial.
Administrador	Configuração, canais, usuários, permissões, automações, integrações e governança.

Diferencie equipe de distribuição e equipe organizacional

A Agilize possui dois conceitos que podem parecer parecidos, mas servem a objetivos diferentes.

Conceito	Para que serve	Campos principais
Equipe de distribuição	Agrupa usuários para distribuição, operação, suporte e organização de responsáveis.	Nome, descrição e usuários.
Equipe organizacional	Representa times, supervisores e subequipes usados em escopo de dados, supervisão e relatórios.	Nome, descrição, equipe pai, supervisores e usuários.

Use Equipe de distribuição quando a pergunta for “quem pode receber ou operar esta demanda?”. Use Equipe organizacional quando a pergunta for “a qual time essa pessoa pertence, quem supervisiona esse time e quais dados de equipe podem ser consultados?”.

Configure equipes de distribuição

As equipes de distribuição são úteis para organizar operação e responsabilidades.

Campos principais:

Campo	Como usar
Nome	Use nomes claros, como Atendimento N1, Vendas Inside, Suporte Técnico ou Retenção.
Descrição	Explique quando a equipe deve receber demandas.
Usuários	Inclua as pessoas que fazem parte da equipe operacional.

Boas práticas:

crie equipes por rotina operacional, não por organograma complexo;
evite nomes genéricos como Time 1 ou Equipe Geral;
remova usuários que mudaram de área;
revise equipes usadas em suporte, roteamento, relatórios e automações antes de excluir ou renomear.

Configure equipes organizacionais

As equipes organizacionais ajudam a controlar escopo de dados, supervisão e leitura por grupo. Elas são o caminho recomendado para dar visão de time a supervisores e líderes sem transformar essas pessoas em administradores.

Campos principais:

Campo	Como usar
Nome	Nome do time, célula, regional ou área.
Descrição	Contexto da equipe e sua responsabilidade.
Equipe pai	Define hierarquia entre equipes. Não use a própria equipe como pai.
Supervisores	Usuários que supervisionam a equipe e podem acompanhar registros do time e subequipes nas áreas que aplicam escopo por responsável/equipe.
Usuários	Pessoas vinculadas à equipe organizacional.

Ao usar hierarquia, mantenha a árvore simples. Estruturas muito profundas dificultam auditoria, relatórios e entendimento de quem pode ver o quê.

Exemplo: um líder comercial não precisa ser administrador para acompanhar as oportunidades do time. Configure uma função com acesso às telas necessárias, vincule os vendedores à equipe organizacional correta e coloque o líder como supervisor dessa equipe. Assim, relatórios e cadastros que respeitam escopo por equipe passam a trabalhar com a visão do time.

Revise escopo de registros próprios

A opção Registros próprios é importante para operações em que cada pessoa deve ver apenas o que está atribuído a ela.

Use quando:

operadores não devem acessar a carteira de outros usuários;
cada vendedor trabalha sua própria carteira;
a operação precisa reduzir exposição de dados;
o time usa supervisores para acompanhar grupos sem liberar visão total para todos.

Evite quando:

a equipe trabalha em fila compartilhada sem dono fixo;
todos precisam assumir demandas uns dos outros;
o processo depende de busca ampla em contatos, empresas ou histórico.

Depois de ativar essa opção, teste com um usuário realista. O usuário deve conseguir fazer a rotina diária sem depender de acesso administrativo.

Checklist de validação:

operador comum vê apenas a própria carteira quando essa for a política;
supervisor vê a própria carteira e os registros do time quando estiver configurado na equipe organizacional;
gestor acessa os relatórios necessários sem receber permissão administrativa indevida;
filtros por responsável, equipe e período retornam dados esperados;
contatos, empresas, oportunidades, suportes e tarefas aparecem conforme o responsável e o escopo definido.

Fluxo recomendado de implantação

Crie ou revise as funções.
Crie equipes de distribuição.
Crie equipes organizacionais e supervisores, se houver hierarquia.
Crie os usuários com e-mail individual.
Defina função, equipe organizacional e flags operacionais.
Ative apenas usuários que já devem acessar a plataforma.
Teste login e navegação com um usuário comum.
Valide recebimento de conversa, visualização de CRM, tarefas, suporte e relatórios conforme o perfil.
Ajuste permissões antes do go-live.

Revisão periódica de acesso

Faça uma revisão em ciclos definidos, principalmente depois de mudança de time, desligamento, troca de função ou implantação de novos módulos.

Checklist:

usuários inativos foram desativados?
existem usuários compartilhados ou sem dono claro?
administradores ainda precisam ser administradores?
funções têm permissões compatíveis com a rotina atual?
operadores com Registros próprios conseguem trabalhar sem bloqueios indevidos?
supervisores estão vinculados às equipes organizacionais corretas?
líderes não administradores conseguem ver os registros do time sem receber acesso de administrador?
relatórios respeitam a equipe organizacional e a flag Registros próprios?
usuários que não atendem continuam recebendo transferências de conversa?
equipes usadas em roteamento, suporte ou automações ainda existem e estão atualizadas?
notificações estão adequadas ao perfil de cada pessoa?

Problemas comuns

Sintoma	Possível causa	Como corrigir
Usuário não consegue acessar a plataforma	Usuário desativado, senha inválida ou conta sem configuração adequada.	Verifique se o usuário está ativo e redefina a senha, se necessário.
Usuário não vê uma tela	Função sem permissão ou área administrativa restrita.	Revise a função do usuário e teste com acesso não administrativo.
Usuário vê a tela, mas não vê registros	Restrição por registros próprios, equipe organizacional, projeto ou responsável.	Verifique atribuição dos registros, vínculo de equipe organizacional, supervisores e flag de registros próprios.
Supervisor não vê dados do time	Usuários fora da equipe organizacional, supervisor não vinculado ou função sem acesso à tela.	Vincule usuários à equipe organizacional correta, coloque o líder como supervisor e revise a função.
Relatório mostra menos dados que o esperado	Escopo por usuário/equipe, filtros de responsável ou ausência de campo compatível com escopo.	Revise equipe organizacional, Registros próprios, filtros do relatório e fonte de dados escolhida.
Usuário não aparece para transferência de conversa	Opção de não receber transferências ativada ou usuário fora do perfil operacional.	Revise a configuração de transferências e se ele deve atuar como agente.
Usuário não recebe conversas receptivas	Agente de Chat desativado ou configuração de canal/roteamento incompleta.	Ative o perfil de agente quando fizer sentido e revise canais/roteamento.
E-mail não pode ser alterado	Alteração protegida para usuários não administradores.	Faça a alteração com administrador ou crie processo interno de revisão.
Função parece correta, mas o acesso continua bloqueado	A tela ou ação pode exigir regra adicional de administrador, projeto ou escopo.	Revise a tela específica, o papel do usuário e se a conta/projeto está correto.

Boas práticas de segurança

Nunca compartilhe senha entre usuários.
Use administrador apenas para administração.
Prefira funções por perfil de trabalho.
Remova acesso antes de desligamentos ou mudanças sensíveis.
Revise permissões antes de liberar novos módulos.
Use equipes organizacionais para escopo de dados, supervisão e relatórios; elas não substituem permissões de tela e ação.
Use equipes de distribuição para operação e roteamento, não como organograma completo.
Documente quem aprova criação de usuários, alteração de função e concessão de administrador.

Próximos passos

Depois de configurar usuários, equipes e permissões, revise:

Configuração inicial da conta;
Escopo de dados por equipe organizacional;
Canais e integrações;
Funis, etapas e origens;
guias de roteamento, distribuição e segurança operacional quando forem publicados.

Usuários, equipes e permissões

Próximo passo