Funis, etapas e origens

Funis, etapas e origens formam a base de organização das oportunidades na Agilize. Eles definem onde cada oportunidade está na jornada, qual foi o caminho de entrada, quais dados precisam ser preenchidos antes de avançar e como a gestão vai acompanhar conversões, gargalos e qualidade por canal.

Use este guia antes de criar automações, importar bases, configurar transmissões, montar relatórios ou colocar o CRM em operação.

Quando configurar

Revise funis, etapas e origens quando a operação precisar:

• criar uma nova jornada comercial ou operacional;
• separar processos com ritmos diferentes, como venda consultiva, renovação, onboarding ou recuperação;
• medir conversão por etapa;
• identificar gargalos de atendimento, comercial ou suporte;
• padronizar origem de oportunidades em formulários, importações, fluxos do bot e automações;
• criar relatórios comparáveis no BI;
• definir campos obrigatórios antes de avançar uma oportunidade;
• disparar automações de CRM com base em entrada, movimentação ou conclusão de etapa.

Evite começar por automações antes de revisar essa estrutura. Se o funil estiver confuso, a automação tende a apenas acelerar uma operação desorganizada.

Caminhos principais

Essas áreas são de configuração e operação do CRM. Para atendimento diário, mantenha a orientação operacional pelo Flow quando a ação começar a partir de conversas, tarefas ou pendências distribuídas.

Antes de desenhar o funil

Defina a jornada com a equipe antes de cadastrar:

Um bom funil deve ser simples o suficiente para o time usar todos os dias e detalhado o bastante para explicar onde a operação trava.

Campos do funil

As etapas padrão Ganhou e Arquivado existem para registrar resultado final de forma consistente. Só desabilite esse padrão quando houver uma razão operacional clara e etapas finais configuradas para substituir esse comportamento.

Como desenhar etapas

Cada etapa deve representar uma mudança real no trabalho, não apenas uma mudança de opinião. Bons nomes de etapa descrevem o estado atual da oportunidade.

Exemplo de funil comercial simples:

Evite etapas como Ver depois, Aguardando, Em análise 1 e Em análise 2 sem critério objetivo. Esses nomes dificultam treinamento, relatório e automação.

Campos da etapa

Campos obrigatórios podem usar dados nativos da oportunidade, como nome, valor, data prevista, observação, origem e responsável. Também podem considerar campos personalizados da oportunidade quando estiverem disponíveis para o funil.

Exigências para avançar

Use exigências quando a etapa só deve ser concluída depois que o dado mínimo estiver registrado.

Exemplos úteis:

Quando uma oportunidade for movida e houver campos pendentes, a Agilize pode solicitar o preenchimento antes de concluir o avanço. Se a configuração do funil mantiver pendências anteriores, a validação considera também exigências acumuladas das etapas passadas.

Não exagere. Muitos campos obrigatórios geram atrito e levam o time a preencher dados de baixa qualidade apenas para avançar.

Etapas finais, ganho e arquivamento

O resultado final da oportunidade precisa ser explícito. Há duas formas principais:

Se uma etapa for marcada como final, defina o resultado como Ganho ou Perda/Arquivamento. Essa decisão afeta relatórios, automações, leitura de conversão e histórico da oportunidade.

Exclusão de etapas

Excluir etapa é uma ação sensível. Antes de remover, avalie:

• se existem oportunidades vinculadas;
• para qual etapa essas oportunidades serão movimentadas;
• se a etapa participa de automações, relatórios ou cadências;
• se a etapa aparece em treinamento, metas ou painéis;
• se a exclusão pode quebrar comparações históricas.

Quando houver oportunidades vinculadas, defina uma etapa de destino antes de confirmar a exclusão. Para evitar perda acidental, a confirmação exige digitar o texto solicitado pela tela.

Na dúvida, prefira renomear, reorganizar ou parar de usar uma etapa em vez de excluí-la imediatamente.

Como configurar origens

Origem responde à pergunta: "de onde esta oportunidade veio?".

Campos disponíveis:

Crie origens com granularidade suficiente para análise, mas sem duplicar termos. Se cada pessoa cadastrar uma variação, o relatório deixa de ser confiável.

Padronização de origem

Use uma convenção simples:

Quando precisar de análise de campanha, diferencie origem de oportunidade, canal de entrada e parâmetros de mídia. A origem do CRM deve ser estável para operação e BI; dados de campanha, UTM e clique podem complementar a análise sem substituir a origem operacional.

Onde a origem aparece

Origens cadastradas podem ser usadas em:

• cadastro e edição de oportunidade;
• importação de leads;
• fluxos do bot que criam oportunidade;
• automações de CRM;
• regras e condições que filtram oportunidades;
• relatórios do BI;
• transmissão e segmentação quando a lista usa oportunidades como fonte;
• análise comercial de aquisição e qualidade.

Por isso, trate origem como dado de governança, não como texto livre.

Impacto em automações e relatórios

Funis, etapas e origens são usados por várias rotinas:

Se a nomenclatura mudar com frequência, relatórios históricos e automações ficam difíceis de interpretar. Registre mudanças relevantes antes de alterar funis em produção.

Checklist de configuração

Antes de liberar para uso real:

• crie no mínimo uma etapa de negócio ativa por funil;
• confirme se as etapas estão na ordem correta;
• defina se usará etapas padrão Ganhou e Arquivado;
• configure etapas finais próprias apenas quando necessário;
• escolha campos obrigatórios que realmente melhoram a qualidade dos dados;
• cadastre origens com nomes padronizados;
• teste criação de oportunidade no funil;
• mova uma oportunidade por todas as etapas;
• valide ganho, arquivamento e motivo de arquivamento quando aplicável;
• revise automações que dependem de etapa ou origem;
• confira relatórios principais depois de alguns registros reais.

Erros comuns

Exemplo recomendado

Para uma operação comercial inicial, comece simples:

Depois que a rotina estiver estável, evolua para automações, cadências, regras de qualidade e relatórios mais detalhados.

Próximos passos

• Revise CRM e oportunidades para entender a operação diária do funil.
• Configure Automações de CRM quando as etapas já estiverem estáveis.
• Use Exemplos prontos para montar indicadores de conversão.
• Avance para o guia de campos e dados obrigatórios quando for definir governança de preenchimento em contatos, empresas, oportunidades e suporte.