Contatos e empresas

Contatos e empresas formam a base de relacionamento da operação. Eles conectam pessoas, organizações, canais de comunicação, oportunidades, conversas e próximas ações em um histórico mais confiável.

Use este guia para consultar registros, criar cadastros, relacionar contatos com empresas, evitar duplicidades e manter a base pronta para atendimento, vendas, campanhas e acompanhamento gerencial.

Quando usar

Use este guia quando você precisa:

• cadastrar uma pessoa ou organização;
• encontrar telefones, e-mails e redes sociais;
• vincular um contato a uma empresa;
• vincular uma empresa a seus contatos;
• consultar oportunidades relacionadas;
• revisar histórico antes de falar com o cliente;
• corrigir dados incompletos ou duplicados;
• definir o usuário responsável pelo relacionamento;
• preparar uma base confiável para filtros, tags, transmissões e automações.

Como contatos, empresas e oportunidades se conectam

O contato representa uma pessoa. A empresa representa uma organização. A oportunidade representa uma negociação, demanda ou potencial comercial que pode estar relacionada a um ou mais contatos e empresas.

Acessar contatos e empresas

Ampliar

Use as áreas principais do CRM:

Nas listagens, use busca, colunas, paginação e exportação quando precisar conferir a base em volume.

Consultar antes de criar

Antes de criar um novo registro, pesquise se ele já existe.

Você pode buscar contatos e empresas por:

Se encontrar um registro existente, atualize-o em vez de criar outro. Isso preserva histórico, evita oportunidades espalhadas e reduz risco de abordagem duplicada.

Criar ou atualizar um contato

Acesse https://my.agilize.app/crm/contact/ e crie ou edite o contato.

Campos principais:

Boas práticas:

• cadastre telefone com DDI sempre que possível, por exemplo +5511999999999;
• marque o tipo do telefone ou e-mail quando houver diferença entre pessoal, comercial e outro;
• evite abreviações que dificultem a busca;
• não crie um novo contato se apenas o telefone ou e-mail mudou;
• vincule a empresa correta para facilitar leitura comercial;
• atualize o responsável quando a carteira mudar.

Criar ou atualizar uma empresa

Acesse https://my.agilize.app/crm/company/ e crie ou edite a empresa.

Campos principais:

Use empresa quando a relação comercial depende da organização, do CNPJ, de múltiplos contatos ou de histórico corporativo. Use apenas contato quando a relação é diretamente com uma pessoa, sem organização relevante.

Relacionar contato, empresa e oportunidade

O vínculo entre registros ajuda a encontrar contexto sem depender da memória do operador.

Na prática:

• o contato pode mostrar empresas relacionadas;
• a empresa pode mostrar contatos relacionados;
• ambos podem aparecer vinculados a oportunidades;
• a oportunidade pode usar contatos e empresas para compor canais de contato e contexto comercial;
• a visão do registro ajuda a acessar relacionamento, usuário atribuído, oportunidades e canais disponíveis.

Quando criar uma oportunidade, selecione contato e empresa já existentes sempre que possível. Isso mantém histórico, facilita contato rápido e melhora relatórios por relacionamento.

Usar canais de contato rápido

Registros com telefone ou e-mail podem ser usados como referência rápida para comunicação.

Ao revisar um contato, empresa ou oportunidade:

• confira se há telefone válido;
• confira se há e-mail válido;
• identifique se o canal é pessoal, comercial ou outro;
• use o histórico antes de retomar uma conversa;
• atualize canais inválidos assim que forem identificados.

Se uma oportunidade estiver vinculada a contatos ou empresas, os canais relacionados ajudam o time a escolher o melhor caminho para follow-up.

Prevenir duplicidade

Duplicidade acontece quando a mesma pessoa ou empresa é criada mais de uma vez. Ela prejudica histórico, segmentação, transmissões, automações, relatórios e rotina comercial.

Antes de salvar um novo cadastro:

1. Pesquise por nome.
2. Pesquise por telefone.
3. Pesquise por e-mail.
4. Verifique se existe empresa com nome semelhante.
5. Confira oportunidades relacionadas.
6. Atualize o registro existente quando for o mesmo relacionamento.

Padrões recomendados:

Se houver duplicidade já criada, escolha o registro com histórico mais completo como base de continuidade e evite criar novas oportunidades no registro errado.

Usar tags e responsável

Tags e responsáveis ajudam a segmentar a base e organizar carteira.

Use tags para classificar informações operacionais, como origem, perfil, interesse, campanha, situação ou grupo de atendimento. Evite excesso de tags parecidas, porque isso reduz a qualidade dos filtros.

Use responsável para indicar quem cuida do relacionamento. Em contatos e empresas importantes, o responsável deve estar coerente com a oportunidade em andamento.

Cuidados em importações e campanhas

Quando contatos ou empresas entram por importação, transmissão ou automação, revise a qualidade dos dados antes de usar a base em volume.

Confira:

• nomes incompletos;
• telefones sem DDI;
• e-mails inválidos;
• empresas sem contato principal;
• contatos sem empresa quando o contexto for corporativo;
• registros sem responsável;
• tags inconsistentes;
• oportunidades criadas sem relação clara com contato ou empresa.

Uma base limpa reduz falhas de envio, duplicidade de atendimento e perda de histórico.

Boas práticas

• Pesquise antes de criar.
• Atualize registros existentes sempre que possível.
• Mantenha telefone e e-mail em campos próprios.
• Use observação apenas para contexto estável.
• Vincule contatos a empresas quando houver relação corporativa.
• Vincule oportunidades aos registros corretos.
• Defina responsável em contas relevantes.
• Padronize telefone, e-mail, nome e site.
• Revise duplicidades depois de importações.
• Use tags com critério e nomenclatura consistente.

Problemas comuns

Próximos passos

• Para usar relacionamento em negociação, veja CRM e oportunidades.
• Para entender atendimento e continuidade, veja Flow na rotina operacional.
• Para classificar a base, avance depois para o guia de tags e classificação operacional.
• Para organizar pendências, avance depois para o guia de tarefas e próximas ações.