Tarefas e próximas ações

Tarefas ajudam o time a transformar conversas, oportunidades e relacionamentos em próximos passos claros. Elas reduzem esquecimentos, deixam o responsável definido e mantêm a operação com previsibilidade.

Use este guia para criar atividades, vincular contexto, acompanhar pendências, concluir ações e organizar a rotina em lista, agenda ou quadro.

Quando usar

Use uma tarefa quando houver uma ação futura que precisa de dono e data, como:

• retornar uma ligação;
• enviar proposta ou e-mail;
• fazer follow-up por WhatsApp;
• agendar uma reunião;
• revisar uma oportunidade;
• confirmar informação com contato ou empresa;
• concluir uma pendência de atendimento;
• acompanhar um cliente depois de uma campanha;
• garantir continuidade após uma conversa no Flow.

Visão geral do ciclo

Uma tarefa deve responder três perguntas: o que será feito, quando será feito e quem é responsável.

Acessar tarefas

Ampliar

A área de atividades possui três visões principais:

Além dessas telas, tarefas também podem aparecer no contexto de uma oportunidade, contato, empresa e no Flow, como parte da rotina diária de ação.

Criar uma tarefa

Ao criar uma atividade, preencha os dados mínimos para que outra pessoa consiga entender e executar a ação.

Campos principais:

A data inicial é essencial. Sem ela, a tarefa não funciona bem como compromisso operacional.

Escolher o tipo correto

Tipos disponíveis:

Escolha o tipo pensando no que o responsável precisa fazer, não apenas no canal preferido do cliente.

Vincular ao contexto certo

Uma tarefa sem contexto é difícil de priorizar. Sempre que possível, vincule a atividade a pelo menos um destes registros:

Quando a tarefa está vinculada à oportunidade, a Agilize consegue refletir pendências e atividades no acompanhamento comercial. Isso ajuda o gestor a encontrar oportunidades sem próxima ação.

Usar data, duração, convidados e reunião

Além de data e hora, a tarefa pode ter duração e convidados.

Use duração quando a atividade ocupa um bloco de tempo, como reunião, ligação longa ou apresentação. Se a data final for menor que a inicial, a plataforma ajusta para evitar uma duração incoerente.

Use convidados quando a tarefa envolve participantes externos ou pessoas do time. Ao selecionar contato, empresa ou oportunidade, revise os e-mails disponíveis antes de enviar convites ou organizar a reunião.

Quando houver agenda integrada ao Google, a tarefa pode gerar ou atualizar evento na agenda vinculada. Se a opção de Google Meet estiver disponível, use-a para reuniões que precisam de link de conferência.

Configurar notificação

Use notificação para lembrar o responsável antes do horário da tarefa.

Opções disponíveis:

Se a tarefa for atribuída a outro usuário, a plataforma pode notificar o responsável. Ainda assim, descreva bem a ação para evitar retrabalho.

Acompanhar pendências

Use as visões conforme o objetivo:

Na listagem, você pode filtrar por:

• nome;
• status: todos, concluído ou pendente;
• tipo de atividade;
• agenda;
• usuário;
• período de início;
• período de conclusão.

Use esses filtros para revisar tarefas atrasadas, pendências por responsável, ações concluídas e volume por tipo.

Usar o quadro de tarefas

O quadro ajuda quando a equipe precisa acompanhar tarefas por etapas, como triagem, em execução, aguardando retorno e concluído.

Para usar bem:

1. Escolha ou crie um quadro de tarefas.
2. Defina etapas com nomes claros.
3. Ao criar a tarefa, selecione o quadro.
4. Movimente a tarefa conforme o avanço real.
5. Conclua a tarefa quando a ação foi executada.

Quando uma tarefa entra em um quadro, a primeira etapa do quadro pode ser aplicada automaticamente. Se você tentar usar uma etapa sem quadro correspondente, a tarefa não deve avançar corretamente.

Concluir ou reagendar

Ao executar a ação, marque a tarefa como concluída. A conclusão registra a mudança no histórico e ajuda o time a diferenciar o que foi feito do que ainda está pendente.

Conclua quando:

• a ligação foi realizada;
• a mensagem foi enviada;
• a reunião aconteceu;
• a pendência foi resolvida;
• a próxima ação já foi criada;
• a tarefa não precisa mais de execução.

Reagende quando:

• o cliente pediu retorno em outra data;
• a reunião mudou de horário;
• faltou informação para concluir;
• o responsável precisa de mais tempo;
• a ação ainda é necessária.

Se a tarefa foi concluída, mas a oportunidade continua em andamento, crie uma nova próxima ação. Uma oportunidade aberta sem tarefa tende a ficar parada.

Trabalhar com oportunidades

Em oportunidades, tarefas são um dos principais sinais de continuidade.

Boas práticas:

• mantenha pelo menos uma próxima tarefa em oportunidades abertas;
• use nomes objetivos, como Enviar proposta revisada ou Ligar após reunião;
• vincule contato e empresa para facilitar o retorno;
• evite tarefas genéricas como Ver depois;
• conclua tarefas executadas antes de criar novas;
• revise oportunidades sem próxima tarefa nos filtros do CRM;
• use data realista para não sobrecarregar a agenda.

Quando uma tarefa muda de pendente para concluída, ou volta para pendente, essa movimentação ajuda a compor o histórico da oportunidade.

Trabalhar com contatos e empresas

Em contatos e empresas, tarefas ajudam a manter relacionamento fora de uma oportunidade específica.

Use para:

• lembrar de retornar um contato;
• acompanhar uma empresa estratégica;
• registrar pendência de documentação;
• agendar uma reunião com decisores;
• acompanhar base reativada por campanha;
• manter histórico de relacionamento.

Se a tarefa evoluir para negociação, crie ou vincule uma oportunidade.

Boas práticas

• Toda tarefa deve ter nome, data, hora e responsável.
• Vincule oportunidade, contato ou empresa sempre que houver contexto.
• Use observação para explicar o que deve ser feito.
• Prefira um tipo claro em vez de usar sempre Outros.
• Não deixe oportunidades abertas sem próxima ação.
• Conclua tarefas executadas no mesmo dia.
• Reagende em vez de deixar tarefa vencida sem explicação.
• Use notificação em tarefas importantes.
• Use agenda para compromisso com data e horário real.
• Use quadro quando a tarefa depende de etapas de execução.

Problemas comuns

Próximos passos

• Para entender a relação com negociações, veja CRM e oportunidades.
• Para organizar pessoas e organizações, veja Contatos e empresas.
• Para trabalhar a rotina diária, veja Flow na rotina operacional.
• Para configurar quadros e agendas, avance depois para os guias de configuração de CRM.