CRM e oportunidades

O CRM da Agilize organiza oportunidades em funis e etapas para que o time acompanhe cada negociação com contexto, responsável, valor, origem, qualidade e próxima ação.

Use este guia para operar oportunidades no dia a dia: criar registros, manter dados essenciais, mover etapas, definir responsável, registrar tarefas e evitar que oportunidades fiquem paradas.

Quando usar

Use este guia quando você precisa:

• criar uma nova oportunidade;
• acompanhar oportunidades em quadro kanban;
• selecionar funil e etapa;
• registrar origem, valor, contato, empresa e responsável;
• classificar a qualidade da oportunidade pelo termômetro/score;
• mover oportunidades entre etapas;
• ganhar, arquivar ou revisar uma negociação;
• criar próximas atividades para manter continuidade comercial;
• consultar oportunidades por tabela, filtros e ordenação.

Visão geral do fluxo

A oportunidade começa com dados mínimos, entra em uma etapa do funil e evolui conforme o time registra conversas, tarefas e decisões comerciais.

Acessar oportunidades

Ampliar

A área principal de oportunidades é o quadro em https://my.agilize.app/crm/board/.

No quadro, você pode:

• escolher o funil de trabalho;
• visualizar as oportunidades por etapa;
• criar oportunidade pelo botão Oportunidade;
• arrastar cards entre etapas;
• filtrar por visualizações rápidas;
• abrir a oportunidade para ver detalhes;
• adicionar tarefa;
• acessar contato rápido;
• alternar para visualização em tabela.

Também existe a visualização em tabela em https://my.agilize.app/crm/lead, útil para consulta, filtros, exportação, conferência em massa e análise fora do kanban.

Criar uma oportunidade

No quadro de oportunidades:

1. Acesse https://my.agilize.app/crm/board/.
2. Selecione o funil correto.
3. Clique em Oportunidade.
4. Preencha os dados disponíveis.
5. Salve.
6. Confirme se o card apareceu na etapa correta.

Campos principais:

Se a oportunidade veio de uma conversa, mantenha o nome e o contexto alinhados ao atendimento. Isso facilita que o comercial entenda rapidamente o motivo do interesse.

Usar o quadro kanban

Cada coluna do quadro representa uma etapa do funil. O cabeçalho da etapa mostra o total de oportunidades e a soma dos valores daquela etapa.

No card da oportunidade, a Agilize exibe informações úteis para decisão rápida:

• nome da oportunidade;
• tempo na etapa atual;
• termômetro/score;
• responsável;
• valor;
• origem;
• tags;
• tarefas concluídas;
• próxima tarefa pendente;
• total de atividades ou interações.

Use o kanban para responder três perguntas:

Se uma oportunidade está há muitos dias na mesma etapa, revise se existe tarefa futura, se falta uma resposta do cliente ou se a etapa ainda representa a realidade.

Filtrar e ordenar oportunidades

No quadro, você pode usar filtros rápidos e ordenação para encontrar oportunidades que precisam de ação.

Visualizações rápidas disponíveis:

Opções de ordenação:

Além disso, o filtro avançado pode buscar por nome, origem, usuários, termômetro/score, tags, data de criação, data de alteração de etapa e período da próxima atividade.

Atualizar qualidade, valor e responsável

Uma oportunidade útil precisa mostrar qualidade comercial e dono claro.

Atualize estes pontos sempre que houver nova informação:

O termômetro/score pode indicar:

Use o score como sinal de prioridade, não como substituto da próxima ação. Uma oportunidade quente sem tarefa ainda corre risco de ficar parada.

Mover etapas

Para mover uma oportunidade:

1. Arraste o card para a nova etapa no quadro ou abra a oportunidade e selecione a etapa desejada.
2. Verifique se a etapa representa o estado real da negociação.
3. Preencha campos obrigatórios, se a plataforma solicitar.
4. Registre ou revise a próxima tarefa.
5. Confirme se o card ficou na coluna correta.

Ao avançar etapas, a plataforma pode solicitar campos obrigatórios definidos para o funil. Isso evita que oportunidades avancem sem informações críticas, como valor, contato, origem ou outros campos exigidos pela operação.

Se você mover para Arquivado, a plataforma pode pedir um motivo de arquivamento, quando houver motivos cadastrados para o funil. Use essa informação com cuidado: ela ajuda a entender perdas, desistências, duplicidades, falta de contato e oportunidades fora do perfil.

Ganhar ou arquivar

As etapas finais podem aparecer como Ganhou e Arquivado, conforme configuração do funil.

Use Ganhou quando:

• houve fechamento real;
• o cliente aceitou a proposta;
• a oportunidade chegou ao resultado comercial esperado;
• o próximo passo já não é mais negociação.

Use Arquivado quando:

• o cliente desistiu;
• não houve contato depois das tentativas;
• a oportunidade era duplicada;
• não havia fit comercial;
• o registro foi criado por engano;
• a negociação foi perdida.

Antes de finalizar, revise valor, contato, empresa, origem, histórico e tarefas. Uma oportunidade encerrada com dados ruins enfraquece relatórios e análise de conversão.

Criar próximas ações

Toda oportunidade em andamento deve ter uma próxima ação clara. No card, use + Tarefa para registrar uma atividade vinculada.

Tipos de atividade disponíveis:

Ao criar a tarefa, preencha data, hora, nome da atividade, responsável e observação. Quando fizer sentido, vincule também contato, empresa e agenda.

Boas práticas:

• não deixe oportunidade em andamento sem tarefa;
• use nomes objetivos, como Enviar proposta revisada ou Retornar após reunião;
• defina data e hora realistas;
• conclua a tarefa quando a ação for feita;
• crie uma nova tarefa se a negociação ainda precisar de continuidade;
• use observações para registrar promessa, dúvida ou condição combinada.

Usar tabela e histórico

A tabela de oportunidades ajuda em consultas maiores. Use quando precisar:

• procurar uma oportunidade específica;
• conferir valor, responsável, origem ou data de cadastro;
• revisar oportunidades fora do board;
• aplicar filtros amplos;
• exportar ou conferir dados em massa;
• alternar entre visão operacional e visão analítica.

Ao abrir uma oportunidade, revise histórico, tarefas, contatos, empresa, observações e mudanças de etapa. O histórico evita perda de contexto quando outro usuário assume a negociação.

Boas práticas

• Crie oportunidades apenas quando houver intenção, demanda ou contexto mínimo.
• Escolha o funil correto antes de começar a operar.
• Use nomes descritivos, não genéricos.
• Mantenha responsável definido.
• Registre origem sempre que possível.
• Informe valor estimado quando houver potencial comercial.
• Use score para priorizar, mas confirme com próxima ação.
• Não avance etapa sem evidência real da negociação.
• Arquive com motivo quando a venda não seguir.
• Revise oportunidades sem tarefa com frequência.
• Use filtros de próxima atividade para planejar o dia.
• Mantenha contato e empresa vinculados para preservar histórico.

Problemas comuns

Próximos passos

• Para começar a rotina pelo ponto certo, veja Flow na rotina operacional.
• Para entender canais ligados ao CRM, veja WhatsApp, chat, SMS e telefone na rotina.
• Para criar cadência comercial, avance depois para o guia de tarefas e próximas ações.
• Para configurar funis e etapas, avance depois para o guia de funis, etapas e origens.