Cadastrar um usuário
Cadastre uma conta individual para cada pessoa que acessará a Agilize. O usuário reúne identidade, função, equipe organizacional, modo de acesso, escopo de dados e preferências operacionais.
Acesse Abrir tela.
Acesso pela tela: abra Configurações na navbar superior e, na tree de Configurações, selecione Gerenciar Usuários.
Antes de começar
Tenha definidos:
- o nome e o e-mail individual da pessoa;
- o perfil de usuário ou função adequado;
- a equipe organizacional, quando a operação usa escopo por time;
- se a pessoa atuará de forma operacional ou apenas consultará informações;
- se ela deve ver todos os registros permitidos pela função ou somente sua carteira;
- quais notificações fazem sentido para a rotina.
Somente administradores devem conceder acesso administrativo, alterar função, definir equipe organizacional e revisar opções sensíveis do usuário.
Cadastrar o usuário
- Na tela Usuários, clique em Adicionar.
- Em Foto do Perfil, envie uma imagem quadrada, se desejar. A foto é opcional e ajuda a reconhecer responsáveis e participantes.
- Em Nome, informe o nome pelo qual a pessoa será identificada na plataforma.
- Em E-mail, use um endereço válido, individual e ainda não cadastrado.
- Em Função, escolha o perfil que libera as telas e ações necessárias.
- Em Equipe (Organizacional), escolha o time usado para acesso, supervisão e relatórios, quando aplicável.
- Revise Administrador, Registros próprios e Usuário Ativado?.
- Escolha o modo de acesso exibido no quadro de licenças.
- Clique em Avançar.
- Revise as notificações e preferências de mensageria.
- Clique em Salvar e Finalizar.
Ao concluir o cadastro, a plataforma gera uma senha inicial e envia um convite ao e-mail informado. O destinatário deve usar o próprio e-mail e a senha recebida para acessar a conta. Oriente a pessoa a verificar também a pasta de spam e a redefinir a senha caso não localize o convite.
Entender os campos de acesso
| Campo | Como usar |
|---|---|
| Função | Libera ou bloqueia telas e ações. Não define sozinha quais registros aparecem. |
| Equipe (Organizacional) | Posiciona o usuário na estrutura de time usada para escopo de dados, supervisão e relatórios. |
| Administrador | Concede acesso amplo à conta. Reserve para quem realmente administra configurações e acessos. |
| Registros próprios | Restringe a leitura aos registros atribuídos ao usuário nas áreas que aplicam escopo por responsável. Supervisores podem receber visão do time por meio da equipe organizacional. |
| Usuário Ativado? | Permite ou impede o acesso. Um usuário novo é ativado por padrão. |
Função e equipe organizacional trabalham juntas: a função determina o que a pessoa pode fazer; a equipe e Registros próprios ajudam a determinar quais dados ela pode consultar. Não conceda administrador apenas para um líder enxergar dados do time.
Escolher o modo de acesso
Quando o quadro de licenças estiver disponível, escolha entre:
| Modo | Resultado |
|---|---|
| Operacional | O usuário pode executar as ações liberadas e utiliza uma licença operacional disponível. |
| Somente leitura | O usuário consulta dados e configurações permitidas, mas não executa ações operacionais e não utiliza licença operacional. |
Se não houver licença operacional disponível, o cadastro nesse modo não será salvo. Nesse caso, escolha Somente leitura, desative o usuário ou libere/contrate uma licença compatível antes de tentar novamente.
Usuários inativos também não utilizam licença operacional e não entram na distribuição automática de departamentos enquanto permanecerem inativos.
Configurar notificações e mensageria
Na segunda etapa, ajuste as preferências de acordo com a rotina:
| Opção | Quando usar |
|---|---|
| Reproduzir Som Nova Mensagem | Para quem acompanha mensagens recebidas em tempo real. |
| Reproduzir Som Novo Chat | Para quem precisa reagir a novas conversas. |
| Notificar mensagens diretas internas | Envia notificação push em conversas diretas do chat interno, mesmo sem menção. |
| Não receber transferências de conversa | Faz o usuário aparecer como indisponível para transferências manuais. Use em férias, afastamento ou função sem atendimento. |
| Modo estável para gravação de áudio | Use quando notificações ou outros sons deixam a gravação muda por alguns segundos. |
| Oportunidade Atribuída / Vencida (E-mail) | Para responsáveis comerciais que precisam acompanhar atribuições e prazos por e-mail. |
O usuário poderá ajustar as preferências não restritas ao administrador quando editar a própria conta.
Validar o cadastro
Faça um teste com o novo usuário, sem usar a conta de administrador:
- Confirme o recebimento do convite.
- Valide o login e o projeto correto.
- Confira se apenas os menus liberados pela função aparecem.
- Verifique se o modo Somente leitura, quando escolhido, impede ações operacionais.
- Abra contatos, oportunidades, tarefas, relatórios ou suportes usados na rotina.
- Confirme se Registros próprios e a equipe organizacional produzem o escopo esperado.
- Se a pessoa atender conversas, valide a chegada de uma conversa no Flow e a disponibilidade para transferência.
Problemas comuns
| Sintoma | O que verificar |
|---|---|
| O e-mail já está em uso | Procure o usuário existente. Se o cadastro anterior estiver excluído na mesma empresa, a plataforma poderá reativá-lo; se estiver vinculado a outra empresa, procure o suporte. |
| O usuário não recebeu o convite | Confirme o endereço, verifique spam e use a recuperação de senha para gerar um novo acesso. |
| O cadastro operacional não salva | Verifique se existe licença operacional livre ou mude o usuário para Somente leitura. |
| O usuário não vê uma tela | Revise as permissões do perfil escolhido. |
| O usuário vê a tela, mas não os registros | Revise responsável dos registros, Registros próprios, equipe organizacional e supervisores. |
| O usuário não recebe transferências | Verifique Não receber transferências de conversa, status ativo e vínculo com o departamento. |
| O usuário vê dados demais | Revise função, administrador e Registros próprios. |
Resultado esperado
O usuário recebe um acesso individual, entra com a função e o modo corretos, consulta apenas o escopo de dados necessário e recebe as notificações compatíveis com sua rotina.