Campos e dados obrigatórios

Campos obrigatórios existem para proteger a operação de cadastros incompletos. Eles ajudam o time a atender, vender, distribuir demandas, executar automações e gerar relatórios com confiança.

Use este guia para decidir quais dados devem ser preenchidos em contatos, empresas, oportunidades e suportes, sem criar barreiras desnecessárias para quem está atendendo ou registrando informações em tempo real.

Quando configurar

Revise campos e dados obrigatórios quando a conta precisar:

• padronizar cadastros de contatos, empresas, oportunidades e suportes;
• reduzir registros sem telefone, e-mail, responsável, origem ou categoria;
• impedir que oportunidades avancem de etapa sem dados comerciais mínimos;
• exigir informações específicas por categoria de suporte;
• preparar importações, transmissões, automações de CRM e fluxos do bot;
• melhorar filtros, segmentações e relatórios do BI;
• criar campos adicionais para dados que não existem no cadastro padrão.

Não transforme todos os campos importantes em obrigatórios. O melhor padrão é exigir pouco na entrada e cobrar dados adicionais no momento certo da jornada.

Caminhos principais

O que é obrigatório e o que é recomendado

Separe três níveis de exigência:

Campos obrigatórios demais tendem a gerar preenchimento falso. Campos obrigatórios de menos deixam a base difícil de operar. O equilíbrio está em exigir o dado quando ele é necessário para a próxima ação.

Dados mínimos por tipo de registro

Use esta matriz como ponto de partida para configurar a governança da conta.

Esse mínimo não precisa ser cobrado todo de uma vez. Em muitas operações, nome e canal bastam para iniciar; origem, valor, categoria, responsável e demais detalhes podem ser exigidos quando a rotina precisar deles.

Contatos

O cadastro de contato aceita estes grupos de dados:

Recomendações:

• cadastre telefone com DDI sempre que possível, por exemplo +5511999999999;
• evite contato sem nome ou apenas com apelido genérico;
• não misture observações temporárias com histórico de atendimento;
• preencha empresa e cargo quando o atendimento depende do contexto corporativo;
• use tags para segmentação, não para substituir campos estruturados.

Empresas

O cadastro de empresa aceita estes grupos de dados:

Recomendações:

• use sempre o mesmo padrão de nome para evitar duplicidade;
• vincule ao menos um contato principal quando a empresa tiver relacionamento ativo;
• use site e e-mail institucional para diferenciar empresas com nomes parecidos;
• mantenha o responsável coerente com a carteira comercial;
• revise empresas importadas antes de usar a base em transmissão ou automação.

Oportunidades

A oportunidade tem campos próprios para organizar a jornada comercial:

Funil e etapa são essenciais para a oportunidade aparecer corretamente no processo. Origem, valor, responsável e data prevista devem ser cobrados conforme a maturidade da jornada.

Campos obrigatórios por etapa

Em funis de oportunidade, cada etapa pode exigir campos antes de permitir avanço. Essa regra é útil quando a informação só se torna necessária em um ponto específico do processo.

Campos nativos que podem ser exigidos no avanço:

Campos adicionais da oportunidade também podem entrar nas regras de avanço quando estiverem disponíveis para o funil.

Boas práticas:

• exija origem e responsável cedo, quando a operação depende de atribuição e aquisição;
• exija valor apenas quando o potencial já deveria estar estimado;
• exija data prevista quando a etapa precisa de uma próxima decisão;
• evite exigir observação em todas as etapas, porque isso gera texto repetido e pouco útil;
• use campos adicionais para dados específicos de qualificação, produto, contrato, segmento ou necessidade.

Suporte

O suporte tem campos voltados a classificação, distribuição e SLA:

Em regras de suporte, é possível definir campos obrigatórios por cenário. Os campos fixos disponíveis para exigência são:

Campos adicionais de suporte também podem ser exigidos pelas regras, desde que estejam ativos no formulário.

Campos adicionais

Ampliar

Use campos adicionais quando o dado é importante para a operação, mas não existe como campo padrão.

Tipos disponíveis:

Configurações importantes:

Não crie campos adicionais para dados que já existem em campos padrão, como telefone, e-mail, origem, responsável, categoria ou valor da oportunidade.

Como decidir o que exigir

Antes de tornar um campo obrigatório, responda:

Obrigatoriedade deve resolver um problema de operação, não apenas completar uma ficha.

Padrões recomendados

Impacto em automações, BI e Flow

Campos bem definidos melhoram:

• filtros e segmentações;
• listas de transmissão;
• automações de CRM;
• fluxos do bot que criam oportunidade ou suporte;
• distribuição de suporte;
• cadências comerciais;
• relatórios do BI;
• indicadores de origem, conversão, prazo, responsável e qualidade;
• leitura do contexto no Flow.

O Flow acompanha a rotina do usuário e depende de dados claros para que conversas, tarefas, oportunidades e suportes sejam acionáveis. Se o registro não tem responsável, canal, categoria ou próxima ação, a operação perde previsibilidade.

Checklist de configuração

Antes de liberar a base para uso real:

• defina o mínimo recomendado para contato, empresa, oportunidade e suporte;
• crie campos adicionais apenas quando o campo padrão não resolver;
• use nomes sistêmicos estáveis nos campos adicionais;
• vincule campos adicionais de oportunidade apenas aos funis corretos;
• configure campos obrigatórios por etapa do funil;
• configure campos obrigatórios nas regras de suporte quando categoria, SLA ou distribuição dependerem disso;
• revise se telefone, e-mail, origem, responsável e categoria estão padronizados;
• valide se importações e fluxos do bot preenchem os mesmos dados mínimos;
• teste uma oportunidade avançando etapas;
• teste um suporte com categoria e regra aplicável;
• revise relatórios principais depois de configurar os campos.

Erros comuns

Próximos passos

Depois de definir os campos mínimos:

• revise Funis, etapas e origens;
• revise Usuários, equipes e permissões;
• revise Canais e integrações;
• alinhe os campos com CRM e oportunidades;
• alinhe contatos e empresas com Contatos e empresas;
• alinhe suporte com Suporte e registros de atendimento.