Qualidade de dados e prevenção de duplicidade
Dados consistentes sustentam atendimento, CRM, automações, transmissões, relatórios e integrações. Quando nome, telefone, e-mail, origem, empresa ou responsável estão inconsistentes, a operação perde histórico e aumenta o risco de contato duplicado.
Use este guia para definir padrões mínimos de cadastro e reduzir duplicidade.
Cadastros principais
| Cadastro | Caminho público | Papel na operação |
|---|---|---|
| Contatos | https://my.agilize.app/crm/contact | Pessoas atendidas, compradores, solicitantes ou representantes. |
| Empresas | https://my.agilize.app/crm/company | Organizações relacionadas a contatos e oportunidades. |
| Oportunidades | https://my.agilize.app/crm/lead | Negociações, demandas comerciais ou processos acompanhados em funil. |
| Campos adicionais | https://my.agilize.app/field?service=crm/lead/lead | Informações específicas do processo. |
| Origens | https://my.agilize.app/crm/lead/source | Fonte de entrada das oportunidades. |
| Tags | https://my.agilize.app/crm/tag | Classificação operacional, segmentação e filtros. |
Padrão mínimo de dados
Defina o mínimo para cada tipo de registro.
| Registro | Campos mínimos recomendados |
|---|---|
| Contato | Nome, telefone com DDI, e-mail quando disponível, empresa relacionada, origem ou tag de contexto. |
| Empresa | Nome, documento quando aplicável, telefone ou contato principal, responsável e segmento quando usado. |
| Oportunidade | Nome, contato ou empresa relacionada, funil, etapa, origem, responsável, telefone ou e-mail de contato e próxima ação. |
| Suporte | Solicitante, categoria, assunto, responsável, prioridade e campos obrigatórios definidos pela regra. |
Não torne tudo obrigatório. Campos obrigatórios devem ser usados para dados que impedem avanço, atendimento, envio, auditoria ou relatório.
Telefones
O telefone é crítico para WhatsApp, voz, transmissão, identificação de contato e automações.
Boas práticas:
- use DDI, como
+55; - evite caracteres inconsistentes em importações;
- mantenha telefone principal correto;
- não cadastre vários contatos com o mesmo telefone sem motivo;
- revise telefones antes de transmissões ou cadências;
- trate número ausente como pendência antes de acionar automação de contato.
Exemplo de padrão:
+55 11 99999-9999Se a sua operação usa telefone sem máscara visual, preserve pelo menos DDI e número completo.
E-mails
O e-mail é útil para relacionamento, identificação e prevenção de duplicidade.
Boas práticas:
- use e-mail profissional quando houver;
- evite e-mails genéricos sem necessidade;
- revise domínios digitados incorretamente;
- não use e-mail falso para contornar obrigatoriedade;
- mantenha e-mail principal no contato correto.
Nome, empresa e relacionamento
Padronize nomes para facilitar busca e leitura de histórico.
| Campo | Padrão recomendado |
|---|---|
| Nome de contato | Nome real da pessoa, sem incluir telefone, origem ou observação. |
| Nome de empresa | Razão social, nome fantasia ou padrão definido pela operação. |
| Nome de oportunidade | Descrição curta do interesse ou processo, sem excesso de código interno. |
| Relacionamento | Vincule oportunidade ao contato ou empresa correta sempre que possível. |
Evite duplicar empresa para cada contato quando todos pertencem à mesma organização.
Origens e tags
Origem deve responder de onde veio a oportunidade. Tag deve classificar algo útil para operação, segmentação ou automação.
Use origem para:
- canal de entrada;
- campanha;
- indicação;
- importação;
- integração;
- atendimento convertido em oportunidade.
Use tags para:
- prioridade;
- interesse;
- status operacional;
- segmento;
- campanha;
- restrição;
- qualificação.
Evite tags como observação livre. Tags demais reduzem a qualidade dos filtros.
Campos obrigatórios por etapa
Em funis e etapas, campos obrigatórios ajudam a impedir avanço sem informação essencial.
Use obrigatoriedade quando:
- o próximo time depende do dado;
- o relatório precisa daquele campo;
- uma automação exige telefone, e-mail, responsável, origem ou etapa;
- a etapa representa compromisso comercial;
- a perda ou ganho exige motivo.
Exemplos úteis:
- telefone principal antes de iniciar cadência;
- e-mail principal antes de proposta formal;
- empresa relacionada antes de negociação B2B;
- motivo antes de perda;
- próxima ação antes de avançar para acompanhamento.
Prevenção de duplicidade
A prevenção de duplicidade deve ser aplicada em campos que identificam bem o registro. Para campos adicionais, use prevenção de duplicidade principalmente em campos de texto estáveis.
Bons candidatos:
- e-mail;
- documento;
- código externo;
- identificador de integração;
- telefone normalizado, quando o campo for controlado para esse uso.
Evite usar prevenção em campos que mudam muito ou que podem se repetir legitimamente, como etapa, origem, cidade, cargo, observação ou interesse genérico.
Importações e integrações
Antes de importar uma base:
- Padronize telefone com DDI.
- Padronize e-mail em minúsculas.
- Separe contato, empresa e oportunidade.
- Defina origem da importação.
- Remova duplicados na planilha.
- Confirme tags necessárias.
- Teste com pequena amostra.
- Revise registros ignorados por duplicidade.
Depois da importação, confira se contatos foram relacionados às empresas e se oportunidades entraram no funil correto.
Rotina de qualidade
Crie uma revisão recorrente:
- oportunidades sem responsável;
- oportunidades sem próxima ação;
- contatos sem telefone;
- contatos sem e-mail quando o processo exige;
- empresas duplicadas;
- tags parecidas;
- origens duplicadas;
- registros sem relacionamento;
- etapas com campos obrigatórios ausentes;
- automações falhando por dado incompleto.
Qualidade de dados não é tarefa única de implantação. Ela precisa fazer parte da rotina de gestão.