Cadências de envio e follow-up por automação
Cadências de envio ajudam a organizar tentativas de contato, lembretes e próximas ações sem depender de controle manual. Na Agilize, elas devem ser criadas como automações de CRM com início claro, pausas entre ações, revalidação antes de cada nova etapa e critérios de encerramento.
Use cadências para conduzir oportunidades, contatos ou empresas por uma sequência previsível. Evite usar cadência como disparo indiscriminado: cada mensagem ou tarefa precisa estar ligada ao estágio real do relacionamento.
Onde configurar
Crie a cadência em https://my.agilize.app/crm/automation.
Acesso pela tela: sidebar lateral > módulo CRM/Hub > Configurações > Automações do CRM.
Ao cadastrar a automação, defina:
| Campo | Decisão recomendada |
|---|---|
| Nome | Use objetivo, entidade e momento. Exemplo: Lead criado - cadência primeiro contato. |
| Entidade | Escolha oportunidade, contato ou empresa conforme o registro acompanhado. |
| Evento | Use criação para entrada inicial e atualização para mudanças de etapa, tag, responsável ou campo. |
| Permitir reexecução por entidade | Mantenha desligado, salvo quando houver regra explícita para repetir a cadência no mesmo registro. |
| Ativado | Deixe desligado até testar o caminho principal e as exceções. |
| Fluxo | Monte condição inicial, ação, espera, revalidação e saída. |
O que inicia uma cadência
A cadência só começa quando a automação de CRM recebe um gatilho válido. Esses gatilhos podem vir de ações manuais de usuários, ações executadas por fluxos do bot, webhooks de entrada ou API.
Importações em massa por planilha/CSV não iniciam cadências automaticamente, mesmo quando criam contatos, empresas ou oportunidades. Depois de importar uma base, revise os registros, confira funil, etapa, origem, tags e responsável, e só então use uma ação explícita para iniciar o processo quando essa for a regra da operação.
Também não conte com uma automação para disparar outra automação em cascata. Se a cadência depende de uma etapa anterior, deixe essa etapa representada no mesmo desenho ou use uma ação externa válida para iniciar o próximo processo.
Condição inicial
A condição inicial impede que a cadência comece para registros errados. Ela deve validar o mínimo necessário antes da primeira ação.
Use a condição inicial para confirmar:
- se a oportunidade está no funil e na etapa corretos;
- se o contato tem telefone com DDI quando a ação envolve WhatsApp ou ligação;
- se há e-mail quando a cadência depende desse canal;
- se a origem, tag ou responsável corresponde ao processo;
- se a oportunidade ainda não foi ganha, perdida ou arquivada;
- se o cliente não respondeu por outro caminho;
- se o registro tem consentimento ou contexto operacional para receber a mensagem.
Em automações de atualização, a condição inicial é ainda mais importante. Sem ela, qualquer edição pequena pode iniciar uma cadência.
Mensagem ou tarefa
A primeira ação da cadência pode ser automática ou humana.
Use mensagem automática quando:
- o conteúdo é padronizado e aprovado;
- o canal está correto;
- as variáveis do modelo podem ser preenchidas com segurança;
- o cliente espera aquele tipo de contato;
- a operação aceita o envio sem revisão humana.
Use tarefa quando:
- o contato exige análise humana;
- o responsável precisa escolher o melhor canal;
- há risco de mensagem fora de contexto;
- a oportunidade é estratégica;
- falta dado para uma mensagem automática confiável.
Para WhatsApp, use modelo aprovado quando a conversa estiver fora da sessão de 24 horas. Se a sessão estiver aberta e o atendimento estiver em andamento, priorize o Flow e o contexto da conversa.
Aguardar prazo
A etapa de espera dá tempo para resposta e evita excesso de contato. Configure prazos realistas, alinhados ao processo comercial e ao horário operacional.
Boas práticas:
- evite várias tentativas no mesmo dia sem motivo;
- dê tempo suficiente para o cliente responder;
- combine esperas curtas para contatos quentes e esperas maiores para reativação;
- não programe follow-up automático se o responsável humano precisa revisar antes;
- evite continuar a cadência fora do horário esperado pelo cliente.
Revalidar antes de continuar
Depois de cada espera, a cadência deve avaliar novamente a condição. Essa etapa evita mensagens e tarefas desnecessárias.
Revalide se:
- o cliente respondeu;
- a conversa foi concluída;
- a oportunidade mudou de etapa;
- a oportunidade foi ganha, perdida ou arquivada;
- a tag de cadência foi removida;
- o responsável mudou;
- o telefone deixou de ser válido;
- a tarefa anterior ainda está pendente;
- o limite de tentativas foi atingido.
Sem revalidação, a cadência pode enviar mensagens mesmo depois de uma conversão, perda, resposta do cliente ou intervenção do operador.
Saídas seguras
Toda cadência precisa ter saída. Defina quando ela deve parar:
| Motivo de saída | O que fazer |
|---|---|
| Cliente respondeu | Encerrar ou transferir para tarefa humana. |
| Oportunidade avançou | Parar follow-up da etapa anterior. |
| Oportunidade ganhou ou perdeu | Encerrar a sequência comercial. |
| Falta canal válido | Criar tarefa de saneamento ou encerrar sem envio. |
| Limite de tentativas atingido | Criar tarefa final, tag de sem resposta ou encerramento. |
| Responsável assumiu manualmente | Parar novas mensagens automáticas. |
Exemplos de cadências
Primeiro contato após criação do lead
- Evento: oportunidade criada.
- Condição inicial: origem válida, telefone preenchido e oportunidade em etapa inicial.
- Ação: criar tarefa de primeiro contato ou enviar modelo WhatsApp de apresentação.
- Aguardar prazo.
- Revalidar se a oportunidade ainda está na etapa inicial e sem resposta.
- Criar nova tarefa ou enviar nova mensagem.
- Encerrar quando houver resposta, avanço de etapa ou limite de tentativas.
Follow-up depois de proposta enviada
- Evento: oportunidade atualizada.
- Condição inicial: etapa é proposta enviada.
- Ação: criar tarefa para o responsável revisar o contexto.
- Aguardar prazo.
- Revalidar se a oportunidade continua em proposta enviada.
- Enviar modelo de follow-up ou criar atividade de ligação.
- Encerrar se a oportunidade avançou, foi ganha, perdida ou recebeu resposta.
Reativação de oportunidade parada
- Evento: atualização ou entrada manual em etapa de reativação.
- Condição inicial: oportunidade parada, com canal válido e sem atividade recente.
- Ação: enviar modelo de retomada ou criar tarefa de diagnóstico.
- Aguardar prazo maior.
- Revalidar se a oportunidade continua parada.
- Aplicar tag, criar atividade final ou encerrar a cadência.
Lembrete antes de reunião
- Evento: criação ou atualização de oportunidade com reunião agendada.
- Condição inicial: data preenchida e cliente com telefone válido.
- Ação: enviar lembrete ou criar tarefa para confirmação.
- Aguardar até o momento adequado.
- Revalidar se a reunião ainda está ativa.
- Encerrar após confirmação, reagendamento ou cancelamento.
Pós-atendimento com próxima ação comercial
- Evento: atualização de oportunidade ou conclusão de atendimento.
- Condição inicial: atendimento concluído e oportunidade ainda aberta.
- Ação: criar tarefa de retorno comercial.
- Aguardar prazo combinado.
- Revalidar estágio, resposta e responsável.
- Enviar mensagem, criar nova atividade ou encerrar.
Riscos comuns
- Cadência sem condição inicial.
- Cadência sem limite de tentativas.
- Mensagens automáticas durante atendimento humano ativo.
- Reexecução por entidade ligada sem necessidade.
- Template WhatsApp sem variáveis preenchidas.
- Follow-up depois de oportunidade ganha ou perdida.
- Duas automações diferentes enviando mensagens para o mesmo cenário.
- Tarefa criada sem responsável ou sem prazo claro.
Revise cadências ativas periodicamente. Uma boa cadência deve ser simples de explicar, fácil de auditar e segura para interromper.