RH e jornada na rotina
O Workforce da Agilize ajuda a controlar jornada, status operacional, pausas, almoço, exceções e relatórios de ponto dentro da rotina da plataforma. Ele pode ser usado por colaboradores, gestores e RH, com permissões diferentes para cada perfil.
Use este guia para entender o dia a dia: iniciar e encerrar jornada, alterar status, justificar exceções, consultar solicitações, revisar relatórios e aprovar ocorrências.
Quando usar
Use este guia quando você precisa:
- registrar início, pausa, almoço e encerramento da jornada;
- entender por que a plataforma pediu início de jornada, pausa obrigatória ou justificativa;
- trocar status entre online, em call/reunião e pausa;
- acompanhar suas próprias solicitações de ajuste, extensão ou justificativa;
- consultar o relatório mensal de jornada;
- gerar espelho de jornada para conferência;
- aprovar ou rejeitar ocorrências da equipe;
- saber o que fazer quando houver atraso, ausência, hora extra ou ponto incorreto.
Visão geral da rotina
O controle de jornada combina registro de ponto, status operacional e acompanhamento de ocorrências. A configuração da empresa define se o usuário terá bloqueio fora do horário, se precisa registrar almoço, se pode pedir extensão e quais motivos de pausa contam como trabalho.
Papéis na operação
| Perfil | O que faz na rotina |
|---|---|
| Colaborador | Inicia jornada, altera status, registra pausas, encerra expediente e acompanha as próprias solicitações. |
| Gestor | Acompanha jornada da equipe, revisa pendências e aprova ou rejeita ocorrências dentro do seu escopo. |
| RH/Admin | Configura regras de jornada, perfis, feriados, motivos, associações de usuário, ajustes e relatórios. |
A visibilidade de telas, filtros e ações depende das permissões do usuário. Algumas equipes podem usar apenas status operacional; outras podem usar controle completo de ponto e bloqueio por horário.
Iniciar a jornada
Quando o controle de ponto está habilitado para o usuário, a plataforma pode solicitar o início da jornada ao entrar. Nesse caso:
- Abra a Agilize.
- Confira o horário previsto exibido, quando houver.
- Clique em Iniciar jornada.
- Aguarde o status ficar disponível para a rotina.
Se a empresa bloqueia uso fora do horário previsto, o início pode depender da janela configurada no perfil de jornada. Se o início antecipado estiver permitido, a plataforma pode solicitar uma justificativa.
Se o usuário não tiver perfil de jornada associado, ele não verá o controle completo de início e fim de expediente. Nesse caso, pode continuar usando o status operacional, conforme configuração da empresa.
Usar status durante o dia
O status indica disponibilidade operacional. Ele ajuda a operação, o atendimento, a telefonia e os relatórios a entenderem se o usuário está ativo, em atendimento ou em pausa.
Status principais:
| Status | Quando usar |
|---|---|
| Online ou Ativo | Quando o usuário está disponível para trabalhar normalmente. |
| Em call ou reunião | Quando está em ligação, reunião ou atividade que ainda conta como trabalho. |
| Pausa | Quando está em intervalo, almoço ou outra pausa configurada. |
Ao selecionar Pausa, escolha o motivo correto. Alguns motivos contam como carga trabalhada; outros são descontados como intervalo. Essa diferença impacta o relatório de jornada.
Boas práticas:
- use Online/Ativo quando estiver disponível;
- use Em call/reunião durante ligações, reuniões ou atividades acompanháveis;
- registre Pausa com o motivo correto;
- use o motivo de almoço quando a pausa for almoço;
- volte para ativo ao retornar da pausa;
- evite deixar status incorreto até o fim do dia, porque isso afeta a apuração.
Registrar almoço, pausas e exceções
Dependendo do perfil de jornada, a empresa pode exigir almoço ou pausas obrigatórias. Se o prazo passar sem registro, a Agilize pode bloquear a tela até que a pausa seja registrada ou justificada.
Situações comuns:
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Preciso almoçar | Selecione o motivo de almoço ou use a ação Registrar almoço, quando exibida. |
| Não posso almoçar agora | Use Adiar almoço, informe o tempo e registre uma justificativa. |
| Preciso continuar após o horário | Solicite extensão de horário, quando permitido pelo perfil. |
| Preciso começar antes do previsto | Solicite antecipação de jornada, quando a opção estiver disponível. |
| Encerramento foi feito por engano | Use Reiniciar jornada quando a plataforma permitir. |
Justificativas ficam registradas para acompanhamento. Quando a regra da empresa exige revisão, a solicitação aparece para aprovação do gestor ou RH.
Encerrar expediente
Ao fim do dia:
- Confira se não há atendimento, tarefa ou pendência operacional em aberto.
- Abra o controle de status ou jornada.
- Clique em Encerrar expediente.
- Confirme o encerramento.
Se você encerrar o expediente enquanto estiver em pausa ou almoço, o intervalo permanece descontado até o horário de encerramento. A plataforma pode exibir um aviso para confirmar essa situação.
Se o expediente foi encerrado por engano, use Reiniciar jornada quando disponível. O reinício cria continuidade no registro do mesmo dia, mas o período entre encerramento e reinício não entra como carga trabalhada.
Acompanhar minhas solicitações
Em Minhas solicitações, o colaborador acompanha ocorrências enviadas para revisão, como:
- antecipação de jornada;
- extensão de horário;
- adiamento de almoço;
- justificativa de ausência;
- ajuste manual;
- hora extra;
- férias;
- licença;
- atestado;
- abono.
A tela permite filtrar por mês e status:
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | A solicitação ainda aguarda análise. |
| Aprovada | A solicitação foi aceita e pode impactar o relatório. |
| Rejeitada | A solicitação foi recusada, normalmente com observação de revisão. |
| Cancelada | A solicitação foi cancelada antes da conclusão. |
Solicitações pendentes podem ser canceladas quando a ação estiver disponível.
Consultar o relatório de jornada
O relatório mensal de jornada mostra previsto versus realizado, com alertas e ocorrências. Acesse em https://my.agilize.app/crm/workforce/time-report.
Filtros e ações principais:
| Campo ou ação | Para que serve |
|---|---|
| Mês | Define o período analisado. |
| Usuário | Filtra um colaborador quando a permissão permite. |
| Status do dia | Filtra ausência, atraso, saída antecipada, hora extra, fora do horário ou problema de almoço/pausa. |
| Tipo de ocorrência | Filtra justificativas, ajustes, férias, licença, atestado, abono e outras ocorrências. |
| Pendências | Mostra somente dias com ou sem pendência. |
| Aplicar tolerância de 5 min | Considera a tolerância configurada na apuração, mantendo as marcações reais. |
| Exportar CSV | Exporta os dados exibidos conforme filtros e permissões. |
O relatório pode mostrar:
- horário previsto;
- início e fim registrados;
- trabalho líquido;
- saldo;
- atrasos;
- saída antecipada;
- hora extra;
- tempo fora do horário;
- almoço ou pausa insuficiente;
- ausências;
- ocorrências pendentes, aprovadas ou rejeitadas.
Use Detalhes para ver eventos e ocorrências do dia. Quando permitido, use Ajuste para registrar uma ocorrência, como ajuste manual de saldo ou abono de ausência.
Gerar espelho de jornada
O espelho de jornada é um documento individual para conferência mensal do colaborador. Acesse em https://my.agilize.app/crm/workforce/time-mirror.
Para gerar:
- Selecione o mês.
- Selecione o colaborador.
- Escolha se a tolerância de 5 minutos será aplicada na apuração.
- Clique em Gerar espelho.
- Use Exportar PDF quando precisar enviar ou arquivar o documento.
O espelho mostra empresa, projeto, colaborador, período, totais do mês, marcações diárias, pausas, almoço, atrasos, hora extra, saldo e ocorrências.
Aprovar ocorrências da equipe
Gestores e RH podem revisar pendências em https://my.agilize.app/crm/workforce/approvals.
A tela permite filtrar por mês, tipo e usuário. Cada ocorrência mostra tipo, colaborador, período, justificativa e impacto.
Impactos possíveis:
| Impacto | O que significa |
|---|---|
| Abona ausência | A ocorrência pode justificar um dia ausente. |
| Ajusta previsto | A ocorrência altera a expectativa de jornada. |
| Ajusta realizado | A ocorrência altera o tempo considerado como trabalhado. |
| Informativo | A ocorrência registra contexto, mas não altera cálculo automaticamente. |
Ao revisar:
- aprove apenas quando a justificativa e o período fizerem sentido;
- rejeite com comentário claro quando a solicitação não for válida;
- evite aprovar a própria ocorrência;
- revise o impacto no relatório depois da aprovação;
- trate atestados e informações sensíveis conforme a política interna da empresa.
Como interpretar alertas
| Alerta | Significado prático | Próxima ação |
|---|---|---|
| Atraso | Início ocorreu depois do previsto. | Verificar justificativa ou ajustar se houver erro. |
| Saída antecipada | Encerramento ocorreu antes do previsto. | Confirmar se houve ausência parcial ou justificativa. |
| Hora extra | Trabalho realizado acima do previsto. | Avaliar se foi autorizado ou se precisa de ocorrência. |
| Fora do horário | Houve trabalho além da janela esperada. | Conferir extensão ou regra do perfil. |
| Ausência | Não há jornada registrada para um dia esperado. | Solicitar justificativa, abono ou correção. |
| Almoço/pausa insuficiente | Intervalo registrado ficou abaixo do esperado. | Revisar pausa, almoço ou ocorrência correspondente. |
| Ocorrência pendente | Há solicitação aguardando revisão. | Aprovar, rejeitar ou pedir complemento. |
Problemas comuns
| Situação | O que verificar |
|---|---|
| Não aparece botão para iniciar jornada | O usuário pode estar sem perfil de jornada vigente ou o controle de ponto pode não estar habilitado para o projeto. |
| Não consigo alterar para pausa | A jornada pode não ter sido iniciada, pode estar encerrada ou o controle de status pode estar desabilitado. |
| A plataforma pediu justificativa fora do horário | O perfil pode bloquear uso fora da janela prevista e exigir solicitação de extensão ou antecipação. |
| O almoço ficou pendente | Registre o almoço ou justifique adiamento quando a opção estiver disponível. |
| O relatório mostra atraso ou saída incorreta | Abra os detalhes do dia e confira horários registrados, tolerância e ocorrências. |
| Uma solicitação não aparece para aprovação | Verifique mês, tipo, usuário, escopo de equipe e se a ocorrência ainda está pendente. |
| O espelho não gera | Confirme mês, colaborador selecionado e permissão de acesso ao relatório. |
Boas práticas
- Inicie a jornada assim que começar o trabalho.
- Mantenha o status coerente com sua disponibilidade real.
- Use motivos de pausa padronizados pela empresa.
- Registre almoço e pausas no momento correto.
- Justifique exceções no mesmo dia sempre que possível.
- Gestores devem revisar pendências com frequência para evitar fechamento mensal acumulado.
- RH deve usar relatório e espelho juntos: o relatório ajuda na análise; o espelho formaliza a conferência.
- Evite ajustes manuais sem justificativa objetiva.
- Revise usuários sem perfil de jornada quando alguém não aparecer nos controles esperados.
Próximos passos
- Para entender como a rotina diária se conecta com atendimento e CRM, veja Flow na rotina operacional.
- Para acompanhar ações do time, veja Caixa de entrada e filas de atendimento.
- Para organizar regras do módulo, avance depois para o guia de configuração do Workforce.