Configuração de transmissão em massa por WhatsApp
A transmissão em massa por WhatsApp permite enviar um modelo aprovado para uma lista de contatos revisada. Ela deve ser usada com planejamento, porque o envio acontece contra destinatários reais, pode gerar custo no WhatsApp/Meta e pode gerar respostas que precisam ser acompanhadas pela equipe.
Use este guia para configurar disparos previsíveis, com lista correta, número certo, variáveis preenchidas e rastreamento de retorno.
Quando usar
Use transmissão em massa por WhatsApp quando você precisa:
- avisar uma base segmentada sobre uma atualização;
- reativar leads parados;
- enviar lembrete ou confirmação para contatos selecionados;
- chamar clientes para continuidade de atendimento;
- executar campanha com modelo aprovado;
- disparar pesquisa, convite ou orientação operacional;
- acompanhar entrega, leitura, falha, clique em botão e resposta.
Não use transmissão em massa para substituir atendimento individual sem contexto. Quando a resposta do cliente chegar, ela deve entrar na rotina normal de conversas e ser tratada pelo Flow quando distribuída para o usuário.
Caminhos principais
| Recurso | Caminho público | Uso |
|---|---|---|
| Novo Disparo | https://my.agilize.app/crm/transmission/create | Criar uma nova transmissão por WhatsApp ou Voz. |
| Gerenciar Disparos | https://my.agilize.app/crm/transmission | Acompanhar transmissões criadas, status, totais, falhas e tracking. |
| Lista de Envio | https://my.agilize.app/crm/transmission/list | Criar e revisar as listas usadas no disparo. |
| Modelos de mensagem | https://my.agilize.app/messenger/chat/messageTemplate | Cadastrar e acompanhar aprovação de modelos WhatsApp. |
| Contas do WhatsApp | https://my.agilize.app/messenger/meta/phone | Revisar números conectados e disponíveis para envio. |
| Monitorar conversas | https://my.agilize.app/messenger/ | Acompanhar exceções, filas acumuladas e supervisão. Não é o ponto principal da rotina diária do operador. |
Antes de começar
Confirme estes pré-requisitos:
| Pré-requisito | Por que importa |
|---|---|
| Número WhatsApp conectado | O disparo precisa de um WhatsApp/Business válido para enviar. |
| Modelo aprovado | A transmissão usa modelos de mensagem WhatsApp aprovados. |
| Lista revisada | A lista define quem receberá o disparo. |
| Telefones válidos | Registros sem destino válido geram falha no processamento. |
| Variáveis preenchidas | Variáveis vazias podem quebrar o contexto ou impedir o uso do modelo. |
| Capacidade de atendimento | Respostas podem chegar em volume e precisam de acompanhamento. |
| Permissão de configuração | Criar e iniciar disparos é uma ação sensível. |
Antes de disparos reais, crie uma lista pequena de teste e valide o modelo, as variáveis e o comportamento do retorno.
Campos do disparo
| Campo | Como preencher |
|---|---|
| Canal de Disparo | Escolha WhatsApp. |
| Identificador do Disparo | Use nome claro para auditoria, como Reativação leads parados - maio 2026. |
| Lista de Transmissão | Selecione a lista revisada que receberá o envio. |
| WhatsApp / Business | Selecione o número remetente. |
| Modelo de Mensagem | Selecione um modelo aprovado para o número escolhido. |
| Variáveis do modelo | Preencha os valores exigidos pelo cabeçalho e pelo corpo do modelo. |
| Rastreamento de Resposta | Defina por quantos dias a primeira resposta do cliente será contabilizada para o disparo. |
O disparo é salvo inicialmente em estado pausado. Ele só começa quando alguém abre a transmissão e usa a ação Iniciar Disparo.
Escolher a lista certa
A lista é a base do disparo. Antes de selecioná-la, revise:
- objetivo da lista;
- tipo da lista, como salas, leads, contatos ou empresas;
- total de contatos;
- telefones preenchidos;
- filtros usados para montar a base;
- contatos que responderam, converteram ou saíram do critério;
- registros de teste misturados com base real.
Evite reaproveitar lista antiga sem revisão. Uma lista correta na semana passada pode estar desatualizada se oportunidades mudaram de etapa, contatos responderam ou a base foi importada novamente.
Escolher WhatsApp / Business
Selecione o número que deve aparecer como remetente da mensagem. Essa escolha influencia quais modelos estarão disponíveis e quais limites de envio serão respeitados.
Boas práticas:
- use o número associado ao contexto da campanha;
- evite trocar o número apenas por conveniência;
- confirme se o número está conectado antes de criar o disparo;
- prefira números que a base reconhece;
- alinhe o número remetente com a equipe que tratará as respostas.
O envio respeita a capacidade disponível do número. Quando o limite de envio fica indisponível, a transmissão pode ficar em Aguardando Limite de Envio até uma nova tentativa.
Escolher o modelo de mensagem
Depois de selecionar o WhatsApp / Business, escolha o modelo aprovado que será enviado.
O modelo precisa estar adequado ao objetivo:
| Objetivo | Modelo recomendado |
|---|---|
| Reativar lead | Mensagem comercial objetiva, com contexto e chamada para resposta. |
| Confirmar atendimento | Mensagem operacional com assunto ou protocolo. |
| Lembrar reunião | Mensagem com data, horário e orientação de remarcação. |
| Pedir avaliação | Mensagem pós-atendimento, com botão ou instrução clara. |
| Avisar atualização | Mensagem transacional com motivo explícito do contato. |
Se o modelo não aparece na seleção, verifique se ele está aprovado e se pertence ao WhatsApp/Business escolhido.
Preencher variáveis
Variáveis personalizam o modelo para todos os destinatários. Elas podem estar no cabeçalho e no corpo da mensagem.
Tipos comuns:
| Tipo de variável | Como tratar |
|---|---|
| Nome | Pode ser preenchido automaticamente por destinatário quando o modelo usa essa fonte. |
| Texto manual | Preencha com valor válido para toda a lista, como assunto, campanha, produto, data ou etapa. |
| Nome do colaborador | Use quando a mensagem precisa identificar responsável ou equipe. |
| Cabeçalho de mídia | Selecione a imagem, documento ou vídeo exigido pelo modelo. |
Boas práticas:
- revise a prévia do texto depois de preencher;
- não use variável genérica sem contexto;
- não deixe variável manual vazia;
- confirme se o valor serve para todos os contatos da lista;
- evite que a mensagem dependa apenas da variável para fazer sentido;
- para mídia no cabeçalho, use arquivo coerente com o conteúdo do modelo.
Exemplo de variável segura:
Olá, [Nome]. Passando para retomar nosso contato sobre a proposta enviada.
Se ainda fizer sentido, responda esta mensagem e seguimos com os próximos passos.Nesse caso, o assunto é compreensível mesmo se o cliente ler rapidamente.
Configurar rastreamento de resposta
Em Configurações avançadas, defina Dias para rastrear resposta.
Esse campo controla por quanto tempo a primeira mensagem recebida após o envio será contabilizada como resposta daquele disparo. O valor padrão é 3 dias, e a configuração aceita até 30 dias.
Use a janela conforme o objetivo:
| Cenário | Janela sugerida |
|---|---|
| Confirmação simples | 1 a 2 dias. |
| Follow-up comercial | 3 a 5 dias. |
| Campanha com decisão mais lenta | 7 dias ou mais, se a operação acompanhar esse período. |
Não aumente a janela sem necessidade. Uma janela muito longa pode misturar respostas de outros contextos com o disparo original.
Criar e iniciar o disparo
- Acesse https://my.agilize.app/crm/transmission/create.
- Em Canal de Disparo, selecione WhatsApp.
- Preencha Identificador do Disparo.
- Escolha Lista de Transmissão.
- Escolha WhatsApp / Business.
- Escolha Modelo de Mensagem.
- Preencha as variáveis do cabeçalho e do corpo.
- Configure a janela de rastreamento de resposta.
- Salve o disparo.
- Abra a transmissão criada.
- Revise os dados do disparo.
- Clique em Iniciar Disparo.
Depois de iniciado, acompanhe a transmissão em https://my.agilize.app/crm/transmission.
Acompanhar status
Na listagem e na visualização da transmissão, acompanhe:
| Informação | Como interpretar |
|---|---|
| Tipo Campanha | Deve aparecer como WhatsApp. |
| Identificador | Confirma qual disparo está sendo analisado. |
| Modelo/Fluxo | Mostra o modelo usado no envio. |
| Total Lista | Quantidade de itens considerados no disparo. |
| Enviados | Total já processado. |
| Falhas | Itens com erro no envio ou sem destino válido. |
| Status | Situação operacional da transmissão. |
| Resumo Tracking | Entrega, leitura, falha Meta, clique em botão e resposta. |
Status principais:
| Status | Significado |
|---|---|
| Pausada | Transmissão criada, mas ainda não iniciada ou pausada manualmente. |
| Em Execução | Transmissão está processando envios. |
| Aguardando Limite de Envio | O envio pausou até haver capacidade disponível no número. |
| Finalizada | Todos os itens elegíveis foram processados. |
| Aguardando Requisito | Existe alguma condição pendente para continuar. |
Enquanto houver itens pendentes, a tela separa contatos em Disparos Pendentes e Processados.
Ler o tracking
O resumo de tracking ajuda a avaliar qualidade do disparo.
| Métrica | O que mostra |
|---|---|
| Envios | Total de mensagens enviadas com tracking. |
| Entregues | Mensagens confirmadas como entregues. |
| Lidos | Mensagens confirmadas como lidas. |
| Falha Meta | Falhas retornadas pelo WhatsApp/Meta. |
| Clique Botões | Cliques em botões rastreáveis do modelo. |
| Responderam | Primeiras respostas recebidas dentro da janela configurada. |
Clique no resumo quando precisar abrir o detalhamento de eventos e filtrar por status ou botão.
Tratar respostas
Depois do disparo, respostas podem chegar como novas interações de conversa. A rotina diária deve tratar essas conversas pelo Flow quando forem distribuídas ao usuário.
Use a área de monitoramento apenas para supervisão, auditoria, filas acumuladas e exceções. O objetivo da transmissão não é só enviar: é garantir que os retornos úteis sejam encaminhados, respondidos e convertidos em próxima ação.
Checklist antes de produção
Antes de iniciar um disparo real, confirme:
- a lista foi revisada no mesmo dia ou no período definido pela operação;
- o número WhatsApp está conectado;
- o modelo está aprovado;
- todas as variáveis estão preenchidas;
- o texto explica o motivo do contato;
- a categoria do modelo combina com a finalidade;
- o total da lista está dentro do esperado;
- a equipe sabe que respostas podem chegar;
- há responsável por acompanhar falhas e tracking;
- a campanha foi testada em uma lista pequena;
- a empresa está ciente de custos e políticas do WhatsApp/Meta.
Problemas comuns
| Situação | O que verificar |
|---|---|
| Modelo não aparece | Verifique se o WhatsApp/Business foi selecionado e se o modelo está aprovado para esse número. |
| Disparo não inicia | Confirme se a transmissão foi salva e se a ação Iniciar Disparo foi executada. |
| Muitos itens com erro | Revise telefones, lista escolhida, modelo e elegibilidade do número. |
| Status ficou aguardando limite | O número pode estar sem capacidade de envio no momento. Acompanhe a previsão de nova tentativa. |
| Tracking aparece indisponível | Ainda pode não haver envios rastreáveis processados. |
| Poucas respostas | Revise contexto da mensagem, público da lista, horário, categoria e chamada para ação. |
| Respostas chegaram sem equipe preparada | Alinhe capacidade operacional antes de campanhas maiores. |
Boas práticas
- Use uma lista por objetivo de disparo.
- Nomeie o disparo com campanha, público e período.
- Faça teste pequeno antes da base real.
- Use modelo direto, com motivo claro e chamada para ação.
- Prefira variáveis que aumentem contexto, não complexidade.
- Acompanhe falhas logo após iniciar.
- Pausar é melhor do que insistir em campanha com lista ou modelo incorreto.
- Revise resultados antes de repetir o mesmo público.
Próximos passos
- Para preparar a base, veja Listas de transmissão.
- Para criar modelos aprováveis, veja Cadastro de modelos de mensagem WhatsApp.
- Para organizar respostas recebidas, veja Caixa de entrada e filas de atendimento.
- Para segmentação comercial, veja Funis, etapas e origens.